С 1 сентября 2023 года электронные документы и отчеты должны подписываться с помощью МЧД в 1С. Машиночитаемые доверенности требуется использовать не только при передаче файлов между контрагентами, но и для работы с сервисом 1С Отчетность и отправки бумаг в Федеральную налоговую службу. В 1С Бухгалтерия в облаке опция доступна с версии 3.0.134.
Рассмотрим подробнее, как работать с функционалом, как подписывать отчетность из распределенного реестра налоговой.
Особенности обмена МЧД
Согласно Федеральному закону № 536 машиночитаемая доверенность в формате XML необходима, чтобы подтвердить полномочия доверенного лица от организации при передаче документальных файлов в системе.
Важные моменты:
- подключаться к сервису 1С:Отчетность нет необходимости;
- необходим сертификат электронной подписи ИП или юрлица (т.е. доверителя);
В сертификате ЭП трастора должен быть указан законный представитель юридического лица или предпринимателя, т.е. физическое лицо, которое может действовать без какой-либо документации. Это, как правило, руководитель компании или индивидуальный предприниматель.
Представителю дается ряд полномочий, и он несет ответственность за свои действия от лица доверителя. Полномочия рассматриваются по доверенности. Она может быть электронным или бумажным. В качестве представителя может быть выбран сотрудник компании, другое юридическое лицо, ИП или физическое лицо.
Если он будет подписывать документы ЭП физлица (имея соответствующий сертификат и представляя своего трастора), то для него оформляется электронная МЧД, которая будет подписана ЭП доверителя.
При подписании бумаг можно не использовать МЧД, если действует сам руководитель юрлица и имеет квалифицированную ЭП. Если подписание проводит физическое лицо со своей КЭП, то он обязан дополнять его электронной формой.
Технология блокчейн и распределенный реестр
С 2021 года обмен машиночитаемыми доверенностями осуществляется с помощью технологии блокчейн. Платформой для обмена является распределенный реестр (РР) ФНС.
Это база, данные из которой можно использовать на разных сетевых ресурсах. Они синхронизированы и могут изменяться на любом подключенном ресурсе, если все участники согласны.
В качестве основы РР выбрана технология блокчейн. Она позволяет записывать информацию в связный список – последовательность, цепочку блоков, что обеспечивает:
- создание доверительных отношений в цифровой сфере;
- поддержание актуальности сведений;
- быстрый доступ к файлам для всех участников;
- передача информации в зашифрованном виде;
- прозрачность ведения дел (возможен просмотр и проверка документации руководством);
- удобство и безопасность использования цифрового пространства.
Какие МЧД использовать
Существует две версии разрешения. Одну используют для отправки в контролирующие госорганы, другую для внутреннего электронного документооборота со своими партнерами и контрагентами.
Отметим, что для госорганов не представлено единого формата. Поэтому каждое ведомство устанавливает свой вариант. Пользователи обязаны применять в работе только его при взаимодействии с этим ведомством.
Исключение составляют ФНС, ФСС и ПФР. Их форматы поддерживаются в программах бухучета.
Утвержденные формы для разных государственных учреждений представлены в таблице.
Для ЭДО с партнерами и контрагентами компании применяется другой тип МЧД. Используется электронный документ, который создается и регистрируется через РР налоговой или сервис «Отчетности» в бухгалтерской программе.
Компания «1С» сотрудничает с ФНС РФ с самого начала введения машиночитаемых доверенностей и имеет РР для хранения электронных версий по технологии блокчейн.
Регистрация разрешения
Если вы сами являетесь доверителем и имеете КЭП, то регистрировать МЧД в РР вы можете самостоятельно непосредственно в программе – раздел «Уведомления».
При нажатии на кнопку «Создать» открывается страничка «Виды уведомлений», где следует выбрать значение электронного документа – МЧД ФНС РР.
Данная форма XML ничем не отличается от обычной, имеет одинаковый с ней набор реквизитов, также заполняется. При ее создании присваивается автоматически уникальный номер – идентификатор – Globally Unique Identifier – GUID. До сведения доверителя доносится и тот факт, что МЧД в РР – экспериментальный запуск федеральной налоговой службы. Эта информация есть во вводной части формы.
Чтобы получить сведения о РР, нужно перейти по кнопке «Подробнее». Все данные поступают непосредственно с сайта службы налогов.
Когда все реквизиты заполнены, текст необходимо подписать ЭП и отправить регистрироваться (кнопка «Отправить»).
В 1С-Отчетность можно просматривать и отслеживать состояние и статус текста. Изначально он находится «в работе», затем «отправлено в реестр», конечный вариант – «зарегистрировано».
Если бухгалтерская база у трастора и доверенного лица одна, то документальная гарантия становится доступной всем. Можно составлять и отправлять отчетность с ее помощью.
Загрузка из файла
Если сотрудник компании заполнял бумагу в другой программе, то ее можно выгрузить как XML-файл. В 1С он выгружается сразу по кнопке. Чтобы загрузить стороннее документальное подтверждение, необходимо в программе создать МЧД заново и нажав «Загрузить» внести данные из своего документа.
Готовую доверенность можно подписывать и регистрировать в РР.
Загрузка из распределенного реестра
Если у трастора и доверенного лица разные базы для работы, то второй человек может загружать в свою систему документ, который зарегистрирован в РР.
На рабочем месте в списке уведомлений выбирайте зарегистрированную форму. В полях Загрузки указывается:
- идентификатор GUID;
- наименование доверителя (программа выдает список);
- ИНН (выводится на экран автоматически по сведениям из учетной записи).
Когда файл будет настроен в ФНС, его можно будет использовать для отправки отчетов в налоговую.
Как отозвать МЧД
Зарегистрированную доверенность можно отозвать двумя способами:
- В программе 1С-Отчетность.
- По кнопке «Отозвать» в командной панели формы.
Команда «Создать», выбор «Заявление об отзыве машиночитаемой доверенности».
Далее необходимо определиться с режимом заполнения данного заявления: база данных или выгрузка. Таким образом, вы выбираете отзываемый документ из всех ранее зарегистрированных или смотрите его в системе XML-файлов.
Выбираете все формы «Зарегистрировано» в командной панели МЧД ФНС РР. Это можно сделать по кнопке «Отозвать». Здесь нужно уточнить причину отзыва вашего документа. При необходимости заполнить пустые поля реквизитов.
Далее заявление подписывается и отправляется в РР. В вашем рабочем месте вы будете видеть статус «Отозвано» рядом с соответствующим документом.
Автор статьи: Владимир Санкин, менеджер по сопровождению.
