Электронный документооборот введен для всех государственных бюджетных организаций в нашей стране. Он работает с 2023 года для казенных, автономных учреждений и бюджетников. Согласно закону учет должен быть централизованным, т.е. все учреждения должны передавать свои данные в единый центр обработки – ЦОД.
Рассказываем, как организовать 1С-ЭДО в соответствии с законодательством, в программе второй редакции 1С:Бухгалтерия государственных учреждений версии 8.
Правовая база
К ведению бюджетного учета различных учреждений, составлению отчетности и передаче данных государственным финансовым органам предъявляются особые требования, которые установлены Постановлением Правительства РФ № 1890 и соответствуют Бюджетному кодексу РФ статье 264.1. п6. Требования распространяются на все уровни власти от высших исполнительных органов до местной администрации, территориальных органов и учреждений.
Вся информация от учреждений к госорганам должна передаваться только по совместимым информационным каналам, ресурсам и системам и только в электронном виде.
На сегодняшний день в электронном виде должны создаваться и сохраняться все первичные документы бухучета, которые подписываются электронной подписью. Для бюджетных организаций ЭД в приоритете.
Пока Минфином РФ разработан не весь перечень унифицированных форм документов для бухгалтерского учета, которые должны составляться виртуально через программы бухгалтерии. Проект электронного СМАРТ-контроля еще работает, и поэтапно адаптируются и вводятся новые формы ЭД и регистров.
В соответствии с приказами Министерства финансов от 15.06.2020 №103н, от 15.04.2021 №61н (в ред. от 30.09.2021 №142н, от 28.06.2022 №100н, от 07.11.2022 №157н, от 30.10.2023 №174н) введено 49 единых электронных форм документов. Среди них документы по учету активов, инвентаризации и пр.
При создании централизованного учета и включения в работу Центра Бухгалтерии все документы создаются в учреждениях, а отображаются в ЦБ.
Единая информационная система
Пока электронный документооборот для госучреждений только внедряется, возникает много вопросов по его реализации. Например, как автоматизировать процесс подписания и передачи документов от поставщиков и контрагентов в базу БГУ 2 ПРОФ, можно ли передавать внутренние документы сразу в электронном виде в ЦБ и т.д.
Все эти вопросы относятся к грамотной организации ЭДО между бюджетными учреждениями и централизованной бухгалтерией.
Вот какие рекомендации и пояснения дает Минфин:
- первичные документы должны передаваться ответственным лицом, которое также отвечает за достоверность сведений, отражаемых в регистрах бухучета;
- систематизацией информации в первичных документах занимается ответственное за бухучет лицо организации;
- проверенная и обобщенная информация отражается в финансовой отчетности.
Чтобы вся система работала без сбоев и с полным функционалом, необходимо единое информационное пространство, процессы и регламенты. Тогда передача ведения бухучета бюджетных учреждений Централизованной бухгалтерии будет способствовать оптимизации, оперативности и повышению качества учета.
Единственной программой, которая отвечает всем требованиям Минфина и регламентов является 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8, редакции 2.
Учет в 1С БГУ 8 с ЭДО
Программа представлена в двух версиях: ПРОФ и КОРП. В обеих реализована возможность работы одной организации или нескольких, при этом информационная база будет единой.
В ПО разработан следующий функционал:
- создана вся необходимая первичная документация;
- представлены все регистры учета;
- ЭДО – внутренний, между контрагентами и госорганами;
- работает сервис ЭД и 1С-Отчетность.
Какие документы уже доступны в программе:
- счет-фактура, в том числе, исправительный и корректировочный;
- акт приема-передачи услуг;
- товарная накладная;
- универсальные корректировочные и передаточные документы;
- счета на оплату;
- акт о расхождении;
- извещение.
Чтобы отправлять в сервисе файлы разных форматов, предусмотрен произвольный ЭД. К нему можно прикреплять при отправке любые файлы.
Обмен электронными документами внутри организации или с внешними партнерами, контрагентами, госорганами возможен в коробочной и облачной версиях программы.
Возможности 1С:БГУ 2
Полный перечень работы с ЭД:
- формирование, шифрование, подписание и доставка;
- получение, утверждение, учет и отклонение;
- обработка сообщения оператора (покупателя, контрагента) об отправке и получении;
- отправка сообщения покупателю;
- просмотр, печать, архивирование;
- создание соглашений по шаблону;
- составление списков контрагентов по обмену данными через оператора и напрямую;
- составление списков товарной номенклатуры поставщиков.
Как происходит обмен ЭДО в программе
Настраивать обмен сведениями можно двумя способами:
- через оператора ЭДО (организацию-посредника, которая уполномочена передавать открытую и закрытую информацию по зашифрованным каналам связи в рамках ЭДО – счета-фактуры между организацией-продавцом и покупателем);
- напрямую (посредством использования ресурса FTP, каталога или почты, данным способом нельзя передавать счета-фактуры).
Особенности программы БГУ 2 ПРОФ
В БГУ 2 ПРОФ внутренние документы организации подписываются простой и квалифицированной электронными подписями. Внутренний документооборот бюджетной организации формируется на основе печатных шаблонов, используемых в электронном виде.
Перед подписанием необходимо проверить, чтобы документ был заполнен и доступен для подписи всем ответственным лицам полностью. В программе ПРОФ нельзя подписать лишь часть документа или определенный раздел, в отличие от версии КОРП.
Особенности программы БГУ 2 КОРП
Чтобы грамотно организовать централизованный бухгалтерский учет подойдет версия БГУ 2 версия КОРП. ПО подойдет для крупных учреждений, головной организации с сетью филиалов, а также для работы группы организаций в облачной системе.
Здесь предусмотрен полный пакет опций для работы с ЭД. Настраиваемый функционал:
- возможность обработки документа несколькими лицами;
- выставление ограничений для исполнителей (разделение документов по реквизитам и частям - разделам);
- возможность подписания ЭД электронными подписями разных категорий;
- хранение подписанных сведений;
- защита подписанных документов от исправлений без специального доступа.
Все бизнес-процессы по обработке сведений в программе организуются с помощью подсистемы «Процессы обработки документов». Она служит для создания своих настоек, шаблонов и правил по обработке документации.
Работать в ПО могут не только бухгалтеры Центра обработки данных, но и другие сотрудники бюджетной организации. Каждый отдел имеет свою зону ответственности и подписывает документы в соответствии с полномочиями.
При взаимодействии с ЦОД (центром обработки данных) действуют стандартизированные единые методы учета, правила обработки и отображения документов. Таким образом, система поддерживает прозрачность деятельности бюджетных учреждений и их подотчетность.
БГУ КОРП можно использовать для:
- составления и хранения важной бухгалтерской информации (сметы бюджета, финансово-хозяйственного плана и пр.);
- фиксации информации об активах и обязательствах учреждения;
- составления и пополнения реестра, справочника и других видов классификаторов (единого источника данных);
- взаимодействия с госорганами и системами в соответствии с законодательством РФ;
- обмена сведениями со всеми участниками информационных систем, в том числе из бюджетной сферы.
Если вы используете другие версии программы бухгалтерии для госучреждений, ниже 8, то возможно обновление вашего ПО до нужного формата.
Автор статьи: Владимир Санкин, менеджер по сопровождению.
