Как составить регистр налогового учета по НДФЛ в 1С

Опубликовано: 22.07.2024 Обновлено: 22.07.2024 768

Доходы физлиц, начисление НДФЛ, налоговые вычеты учитываются в специальном налоговом регистре. Каждая компания должна завести свою форму учета, ведь единого утвержденного документа нет.

Правильное ведение регистра помогает составлять отчетность по НДФЛ без ошибок. В помощь бухгалтерам существует 1С:Зарплата и управление кадрами, где можно проводить все начисления и налоговый учет в соответствии с требованиями закона.

Как составляется регистр налогового учета посредством функционала 1С, рассмотрим ниже.

Основные правила

С 2011 года Налоговый Кодекс РФ обязывает компании, являющиеся налоговыми агентами, вести весь учет, связанный с доходами физлиц в одном регистре.

Компания самостоятельно решает, каков будет порядок отражения данных, какую форму разработать для документа.

Данные, которые обязательно должны быть регистре:

  • информация, которая позволит определять налогоплательщика;
  • статус налогоплательщика;
  • все виды доходов физлиц;
  • налоговые вычеты;
  • расходы по налоговой базе;
  • даты выплат доходов;
  • даты передачи налога в бюджет по платежным документам с сохранением реквизитов.

Если компания не ведет необходимый регистр, не разработала форму, то ФНС может наложить штраф за такое нарушение, согласно статье 120 НК РФ. Суммы штрафов следующие:

  • 10 000 рублей – за год отсутствия документации и не ведение учета;
  • 30 000 рублей – если период нарушения больше года.

Административная ответственность предусмотрена для должностных лиц, а размер штрафа 300-500 рублей.

Как составить регистр по НДФЛ в 1С

Приведем пример составления налогового регистра по налогу на доходы физлиц в 1С:ЗУП 8.3.

Пример

В компанию «Стиль» приняли нового сотрудника – Абрамову Е. С., назначив оклад в 60 000 рублей. Дата зачисления в штат 1 февраля 2023 года. Она составила заявление о налоговом вычете на сумму 1400 рублей. Справка о доходах за предыдущий месяц предоставлена. Доход составлял 50 000 рублей.

В марте Абрамова Е.С. написала заявление о вычете за обучение. Из налоговой № 28 по Москве пришло уведомление от 2 марта с подтверждением вычета на 20 000 рублей.

В апреле Абрамовой Е.С. выплатили премию – 5 млн рублей. 13 апреля Абрамова Е.С. подала заявление об увольнении.

Как составить регистр для данного примера в 1С:ЗУП?

Необходимо зайти в «Налоги и взносы», далее «Отчеты» - «Регистр».

Отчет формируется за определенный период для всех работников или для определенного списка. По умолчанию выбранный период – текущий год, но можно настроить и другой срок.

Составление регистра налогового учёта НДФЛ в 1С:ЗУП, шаг 1

При необходимости формирования отчета по одному работнику (как в примере), выставляется флажок, выбирается ФИО из списка.

Далее требуется указать организацию – поставить галочку около наименования в списке-справочнике организаций. Этот флажок не выставляется, если формируется отчет просто по физическому лицу, не являющемуся работником компании. В программе есть отдельный список физлиц.

Чтобы выбрать необходимые параметры, определиться с текущими настройками регистра, открывается раздел «Настройки». Здесь можно выбрать режим вида:

  • Простой (задан изначально) сформирован по текущим параметрам, они сохраняются автоматически и можно менять только их.
  • Расширенный позволит изменить саму структуру документа, который необходимо сохранять в качестве нового, также его можно сделать на основе текущего, но перезаписать.

Расширенный вид дает возможность вносить новые параметры, подбирать условия, сравнения и пр.

Составление регистра налогового учёта НДФЛ в 1С:ЗУП, шаг 2

Завершив работу с настройками, не забудьте нажать «Закрыть и сформировать».

6 разделов регистра в 1С

Форма отчета в 1С соответствует законодательству (статье 230 НК РФ), и содержит 6 разделов сведений.

Раздел 1 – это полная карточка организации – налоговом агенте.

Раздел 2 – карточка налогоплательщика с таблицей для указания статуса налогоплательщика. Здесь прописываются коды, используемые в справке о доходах. Единица обозначает резидента РФ, двойка – не резидента и пр.

Регистр налогового учёта НДФЛ в 1С:ЗУП

Раздел 3 – информация о налоговых вычетах, которые положены физическому лицу. Для каждого работника есть данная информация в разделе «Кадры» - «Сотрудники» - «Налог на доходы».

Раздел 4 - прописывается отдельно по кодам ОКТМО/КПП, это НДФЛ и расчет базы. Данных разделов может быть несколько в одном отчетном периоде, если работник был задействован не только в одном подразделении.

Подразделы расчета НДФЛ:

  • по коду ОКТМО/КПП (это расчет налога с обычной ставкой 13% и при превышении 5 млн рублей доходов – 15%, по каждому месяцу прописываются коды, суммы всего дохода, облагаемой налогом части, базовой части и исчисленного налога, + таблица налоговых вычетов);
  • по ставке 30% (данной ставкой облагаются доходы нерезидентов РФ, в подразделе прописываются даты начисления, выплаты, получения денежных средств и суммы до и после начисления налога);
  • с дивидендов и других ставок (в подразделе прописываются доходы с дивидендов, даты их начисления, получения и т. д., ставки налога стандартные – 13% и 15%, если доход выше 5 млн рублей);
  • зачтено авансовых платежей (здесь прописываются все авансы, выданные работникам, которые не являются гражданами РФ, для всех категорий сотрудников авансы расписываются в этом подразделе).

В каждой колонке по налогу пишется сумма по месяцам. Дата каждой операции проставляется в своей колонке по каждому действию с налогом: начисление, возврат, взыскание и т. п. В отдельном столбце проставляется крайняя дата, когда налог должен быть перечислен.

Раздел 5 – все налоговые вычеты, которые получил сотрудник за весь налоговый период.

Раздел 6 – обобщающий раздел, где прописываются суммы доходов и налогов по итогам отчетного периода. В разделах 5 и 6 все суммы идут в соответствии с кодами ОКТМО/КПП.

Элементы региста налогового учёта НДФЛ в 1С:ЗУП
Ирина Нефёдова

Автор статьи: Ирина Нефёдова, менеджер по сопровождению

Получите доступ уже сегодня

Оставьте заявку на бесплатное использование сервиса 1C:ФРЕШ
Для регистрации демо-кабинета 1cfresh необходимо указать e-mail, телефон, имя

Спасибо за регистрацию в 1С:Фреш. Скоро Вам на почту придет ссылка, для продолжения регистрации пройдите по ней.