В российское законодательство периодически вносятся изменения, из-за чего меняются формы отчетности. Поэтому, пользуясь автоматизированными системами учета, необходимо поддерживать их актуальность, чтобы избежать ошибок. Самой популярной программой этой направленности в России является 1С:Бухгалтерия 8.3 – по мере появления новых нормативных актов компания выпускает обновления, с которыми вы сможете готовить декларации, справки и т.д. по действующим «стандартам». Как это делать, расскажем в статье.
Версии 1С:Бухгалтерия
Их три: Базовая (есть специализированные поставки для ИП, бизнеса на УСН и др.), ПРОФ и КОРП. Первая предназначена для работы только одного пользователя, вести учет по нескольким предприятиям можно только в разных базах. Другие являются многопользовательскими и имеют более широкий функционал – можно в одной базе работать по разным юридическим лицам и ИП, выделять обособленные подразделения и т.д. Ее нельзя доработать «под себя» - только типовой вариант.
Еще одно отличие – обновление базовой 1С:Бухгалтерии не требует, как другие конфигурации, наличия договора на информационно-технологическое сопровождение. Хотя многие пользователи даже при базовой конфигурации предпочитают его заключить, чтобы пользоваться сервисами ИТС. Кстати, при желании можно и «повысить» ее до Проф – например, если ваш бизнес «вырос» до пусть небольшого, но холдинга.
Как обновить 1С:Бухгалтерия 8.3
Для начала вам необходимо зарегистрироваться на portal.1c.ru. Для этого потребуется придумать логин и пароль, которые будут использоваться для входа в личный кабинет. Там регистрируются продукты 1С, которые вы приобрели – выбираете конфигурацию и вводите регистрационный номер (он указан в вашей лицензии). Далее, когда вы заходите на портал под своим логином, вы сможете посмотреть список ваших программных продуктов – там же будет указано, какие обновления уже установлены и какие вышли после этого.
Обратите внимание – ставить релизы может только пользователь с правами администратора, установив монопольный режим. Можно настроить все так, чтобы новые релизы проверялись, скачивались и устанавливались автоматически.
Для этого в разделе Администрирование переходим в Интернет-поддержка и сервисы.
Нажимаем Подключить.
В открывшемся окне надо ввести логин и пароль от портала ИТС.
Далее вы можете задать параметры обновлений, которые вам удобны: когда проверять их наличие, устанавливать ли их автоматом и по какому графику, отображать ли детали процесса установки в журнале и т.д.
При переходе по ссылке Обновление программы в Подробнее можно посмотреть, какая версия стоит сейчас, что именно было изменено (для этого кликните гиперссылку), сколько ошибок исправлено и т.д.
Второй способ обновить конфигурацию – в меню Администрирование выбрать пункт Обслуживание, и уже там найти гиперссылку.
В правом верхнем углу окна есть знак колокольчик – уведомления. После установки там появится соответствующее сообщение.
Как проверить, актуальные ли формы регламентированной отчетности используются, и установить их
Если соответствующие изменения бланков были внесены в релиз, то при его установке они также будут загружены – но иногда это происходит несколько позже. Для проверки, были ли они актуализированы, в меню Отчеты найдите Регламентированные (в 1С-Отчетность), и там в настройках – проверку актуальности.
Если возникла необходимость использовать обновленные отчеты раньше выхода релиза, их можно загружать в автоматическом режиме. Для этого необходимо включить проверку и подключение внешних форм.
Для самостоятельной загрузки (если флажки в полях не проставлены) следует открыть Справочник регламентированных отчетов, нажать Обновить и подтвердить действие. Программа проанализирует имеющиеся и выдаст список обновленных и новых. Проставьте галки около тех, которые вам нужны, и подтвердите нажатием Выбрать.
Система запросит еще одно подтверждение – и после него загрузит обновленные формы в справочник.
Посмотреть информацию о вышедших обновлениях можно в Настройках 1С-Отчетность – это сервис позволяет непосредственно из 1C отправлять документы в контролирующие органы и вести с ними переписку – вам не придется тратить время и силы на выгрузку в другие форматы и проверку, правильно ли она прошла, кроме того, в таком случае заметно снижается риск расхождений в данных налоговой и учета.
Как загрузить форму для Росстата
В настройках 1С-Отчетность выделена отдельным пунктом Настройка XML-шаблонов электронных версий отчетов.
Откроется список шаблонов, по которым формируется отчетность, в столбце Версия по каждому указана дата. Если какой-то из них устарел, нажмите Обновить через веб-сервис.
На экран будет выведен список всех шаблонов – серым цветом отмечаются те, по которым изменений не было, желтым – те, которые следует установить (вы можете использовать не все из них). Отметьте галочкой тот, который хотите изменить, или несколько – и нажмите Обновить шаблоны.
Процесс занимает некоторое время – по его окончании появится сообщение об успешном завершении.
Как после самостоятельной загрузки использовать формы
Когда файлы загружены, нужно нажать Создать, в папке Все найти Росстат. Там перейти в Статистика Общие формы и Выбрать.
Чтобы открыть список, нажмите кнопку с тремя точками.
Найдите там шаблон и кликните Выбрать.
Программа проверит, действительно ли вариант, который вы решили использовать, действующий в этом периоде.
Если таким способом выполнить загрузку не удалось, можно сделать это вручную. Для этого прямо из 1С:Бухгалтерия – из окна для XML-шаблонов переходим на сайт Росстата – в раздел Альбом форм федерального статистического наблюдения.
В поля для поиска следует ввести название и год.
Дальше скачайте файл в xml (система также предлагает doc, отметьте формат, который вам требуется).
После скачивания полученный файл загружаем в Шаблоны (кнопка чуть выше и левее ссылки для перехода на сайт Росстата) – выбираем нужные, подтверждаем и дожидаемся окончания процесса. Далее действуем так же, как при автоматической загрузке.
Обновление форм отчетности, с одной стороны, не очень сложный процесс, с другой, все же требует определенных навыков и внимательности. В этом плане использование облачной инфраструктуры 1C:Fresh более удобно – там этими вопросами занимаются представители обслуживающей вас фирмы. Это еще одно преимущество облака по сравнению с установкой на собственные сервера в дополнение к другим: Фреш не требует покупать мощное оборудование, к нему можно получить доступ из любой точки с выходом в сеть, при этом обеспечивается защита ваших данных. Это выгодно и по цене, поскольку можно не оформлять ИТС. А если вам потребуется дополнительная помощь, наши специалисты помогут разобраться, по запросу выполнят необходимые работы. Позвоните нам, закажите обратный звонок или оставьте свои контакты в предварительной заявке на сайте, чтобы сделать учет в вашей компании более эффективным и выгодным.
Автор статьи: Елена Стасюк, менеджер по сопровождению
