Табель учёта рабочего времени в 1С Бухгалтерия 8.3: обзор

Табель учета рабочего времени (ТУРВ) — это важный ежемесячный документ для любой организации, который позволяет фиксировать фактическое время занятости сотрудников.

В 1С:Бухгалтерия 8 онлайн этот процесс автоматизирован, что значительно упрощает ведение учета рабочего времени (далее по тексту УРВ) при стандартном графике 5 через 2. Для расчёта более сложных рабочих графиков есть специализированная программа 1С:Зарплата и управление персоналом.

В статье мы рассмотрим, как заполнять табель учета рабочего времени, как его найти, произвести настройки и, по необходимости, изменить.

• Учетный табель: что это?
• Кто заполняет Т-13?
• Состав формы
• Назначение ТУРВ
• Преимущества использования
• Где именно расположен документ?
• Формируем бланк пошагово
• Заполняем форму
• Проверяем правильность данных
• Вместо заключения

Учетный табель: что это?

Табель анализа рабочего времени (форма Т-13) — это первичный унифицированный (упрощенный) документ в электронном виде, на основе которого бухгалтер насчитывает персоналу зарплату, поездки по поручениям, отпускные дни.

Выглядит он как таблица, в которой отмечаются все приходы человека на работу в течение четырех недель, срок отработанных часов за день, причины отсутствия на месте.

Все сведения заполняются по состоянию на последний календарный день очередного месяца.

Для справки: каждое учреждение обязано вести корректную «статистику» сведений в соответствии с частью 3 статьи 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Т-13 может быть запрошена налоговыми инспекциями в ходе плановых проверок, судом для объективного рассмотрения трудовых споров, а также должна быть предоставлена сотруднику при его увольнении. В случае отсутствия этой бумаги контролирующие органы могут наложить штрафные санкции.

При этом, отчет, обязательным протоколом не является. Отработки могут фиксироваться и с помощью другой официальной бумаги, утвержденной приказом руководителя.

Кто заполняет Т-13?

Т-13 заполняется сотрудником, который был уполномочен руководителем или тем работником, чьи должностные обязанности включают ведение ведомости.

В крупных компаниях это обычно делают руководители структурных подразделений или кадровики, обладающие информацией о планах и задачах своих подчинённых. В небольших по численности конторах этими вопросами чаще всего занимается секретарь-делопроизводитель или бухгалтер.

Состав формы

ТУРВ состоит из трех ключевых частей, каждая из которых выполняет свою определенную функцию:

1. Титульная страница: в первой части размещается информация о предприятии и система кодов. Эти коды могут быть как буквенными, так и цифровыми, что позволяет легко идентифицировать данные. Примеры: Я – явка, В — выходной, ОТ – отпуск, К – командировка, Б – больничный.
2. УРВ: здесь фиксируются отметки о приходах служащих, выходных и праздничных днях, а также о прогулах, отгулах, отдыхе и командировках.
3. Начисленная заработная плата: это табличная часть с информацией о выплатах, рассчитываемой на основе ставок за отработанные часы или дни, а также итоговой суммы.

Следует отметить, что в автоматизированной Т-13 третий фрагмент отсутствует. Он предназначен исключительно для мониторинга трудовых смен.

Еще один значительный момент. В электронный лист вносится информация по всем специалистам фирмы, т.е. и по тем, кто работает по основному месту работы, и по тем, кто трудится по совместительству. Данные по внутренним совместителям необходимо вводить дважды.

Назначение ТУРВ

Т-13 с незначительными изменениями применяются работодателями повсеместно. Эти таблицы являются удобными и содержательными.

Основные цели использования ТУРВ, следующие:

• Контроль продолжительности нахождения служащего за своим делом: это принципиально для исследования трудозатрат и оценки эффективности деятельности.
• Подсчет заработной платы: на основании показателей ведомости производятся отчисления платы, включая оценку отработанных часов, сверхурочных и других факторов, влияющих на оплату труда.
• Оценка отпусков и больничных: помогает отслеживать моменты отсутствия работников на местах по различным причинам, что важно для корректного расчета зарплаты и планирования кадровых ресурсов.
• Обзор нагрузки: с помощью ТУРВ можно исследовать распределение нагрузки между служащими, выявить перегруженность или недостаток занятости у отдельных людей.
• Соблюдение трудового законодательства.

Стоит знать: руководство не обязано предоставлять трудящемуся копию табельного листа, однако по личному заявлению получить ее можно.

Преимущества использования

Плюсы ведения формализованного бланка очевидны. Это:

• Автоматизация изменений: позволяет механизировать процесс отслеживания трудового присутствия, минимизируя вероятность ошибок при ручном вводе фактов и ускоряя обработку информации.
• Интеграция с другими модулями: ТУРВ интегрирован с другими модулями системы, такими как расчет заработной платы и кадровый список. Это обеспечивает согласованность сведений и упрощает работу ответственных лиц по заполнению ведомости.
• Удобство формирования записей: в онлайн Бухгалтерия 8 предусмотрены инструменты для быстрого создания различных отчётов, что позволяет оперативно получать необходимую информацию для обработки.
• Гибкость настройки: допускает настраивать электронные листы под специфические нужды предприятия, включая различные графики занятости, проверка сменности и другие особенности.
• Доступность данных: все цифры об отработанных часах хранятся в единой базе, что делает их доступными для отчета в любой нужный момент.
• Повышение прозрачности: своевременное заполнение Т-13 способствует повышению прозрачности в анализе измерителя количества затраченного труда, что может снизить конфликты между персоналом и руководством, улучшить дисциплину на предприятии в целом.

Кроме того, система хранения информации способствует снижению затрат компании, связанных с опозданиями сотрудников.

Где именно расположен документ?

В разделе «Отчеты по кадрам».

Выполните следующие шаги:

1. Откройте программу.
2. В главном меню выберите раздел для формирования и просмотра отчетности по кадровым вопросам.
3. Найдите гиперссылку «Табель учета». Он может находиться в подменю «Документы» или «Отчеты», в зависимости от конфигурации версии.

На заметку! Если вы не видите нужный пункт, возможно, у вас недостаточно прав доступа или требуется обновление конфигурации.

4. В списке доступных бланков хранятся все ранее созданные бумаги: выберите нужную или создайте новую на действующий месяц/год.
5. Отредактируйте под запросы организации.

Учитывайте, что для различных типов фирм и условий труда могут потребоваться разные настройки. Например, для сотрудников с суммированным подсчетом продолжительности труда или для работников нестандартных смен, потребуется индивидуальный подход.

Следуя этим простым шагам, вы сможете быстро найти ТУРВ на платформе 8.3 и незамедлительно начать с ним работать.

В дальнейшем утилита позволит не только заполнять форму, но и корректировать и утверждать сведения в нем, что заметно упростит процесс УРВ и повысит точность данных.

Формируем бланк пошагово

Инструкция следующая:

1. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры».
2. Далее, в «Отчеты по кадрам».

3. Откроете вкладку «Таблица учета рабочего времени» (здесь можно просматривать ранее созданные записи и создавать новые).

4. Нажмите на кнопку «Создать» или «Добавить», чтобы открыть новый электронный бланк.
5. В появившемся окне укажите необходимые параметры: период (месяц и год, за который вы хотите создать бумагу); организацию для которой он создается; подразделение (если это поле оставить пустым, оно заполняется автоматом по всем подразделениям).

6. Укажите тип списка: обычный вариант подходит для большинства фирм, использующих стандартный метод ведения отчетности. Однако, если компания применяет суммарный анализ занятости, следует выбрать специальный тип бланка, который будет учитывать переработки и распределение часов по различным периодам. В случае, если в вашей организации действует «гибкая» система, могут потребоваться дополнительные настройки с указанием нерабочих/праздничных дат.


Обратите внимание! Для формирования Т-13 по всему персоналу, необходимо установить «Расширенный вид» официальной бумаги и снять «галочку» с поля «Сотрудник». В этом же режиме есть возможность настроить отбор по параметрам, поля и сортировку, оформление и структуру.

После ввода всех основных сведений программа автоматически заполнит список, опираясь на стандартный календарь компании, который включает как даты работы, так и выходные дни.

7. Ведомость создана. Проверьте корректность всех цифр (лучше всего это сделать с функцией «лупа») и сохраните файл.
8. Для отправки на печать нажмите значок «принтер».

Список интегрирован с другими функциональными модулями 1С, такими как расчет зарплаты, что упрощает проведение начислений выплат за труд.

К тому же, система хранит историю изменений, что позволяет отслеживать и анализировать материал за различные периоды.

Заполняем форму

Заполнение электронной таблицы в онлайн Бухгалтерия — это внесение данных о фактических отработках исполнителей.

Внимание! Система способна извлекать сведения из других документов, что устраняет необходимость ручного ввода. Например, программа может автоматически перенести цифры из Отчета о времени и учетных документов (переработки, больничные листы, отпуска или командировки, — весь имеющийся материал будет учтен).

Ручной ввод (Т-12) может понадобится если человек:

• был на больничном,
• в отпуске или командировке,
• не отработал полностью (например, ушел раньше по уважительной причине).

В 1С предусмотрены специальные строки для этого.

Стоит знать, что ведомость заполняется по графику 40 часовой недели, при этом производственный календарь федерального значения настройке не подлежит. Однако изменить его можно. Действия следующие: Главное меню – Функции для технического специалиста – Справочники – Производственные календари – РФ. Далее, «Изменить» или «Перенести».

После внесения правок в основной календарь разрешено приступать к формированию ТУРВ.

Проверяем правильность данных

Табель учета времени заполненный крайне значимо тщательно проверить во избежание ошибок, которые могут повлиять на правильность начислений заработной платы.

Версия 8.3 предусматривает разнообразные инструменты для этой проверки:

• Ревизия рабочих часов: система автоматически проверяет распределение трудовых дней и выявляет возможные ошибки в расчете отработанных часов.
• Проверка выходных и праздников: программа гарантирует, что все официальные выходные и праздники внесены корректно.
• Контроль переработок: если человек работал сверх установленной нормы, программа поможет убедиться, что эти часы правильно отражены в списке.

Теперь унифицированную форму в электронном формате можно отправлять на утверждение. Это значительно ускоряет действия по согласованию и исключает необходимость в бумажной документации.

После того как таблица утверждена, она становится окончательным вариантом и может быть использована для расчета зп и других кадровых процедур.

Не стоит забывать, что срок хранения учетного распоряжения составляет не менее 5 лет, но предприятие может самостоятельно его продлить.

Вместо заключения

Табель учета рабочего времени в 1С Бухгалтерия 8.3 — это удобный (в сравнении с excel) инструмент мониторинга занятости персонала. Таблица значительно упрощает действия по начислению зарплаты и контролированию продолжительности трудовой деятельности.

Правильное использование инструмента поможет вашему предприятию эффективно управлять кадровыми ресурсами, избегая отчетных погрешностей.

Автор статьи: Елена Стасюк, менеджер по сопровождению