Аренда автомобиля компанией у своего работника – распространенная практика, которая может быть полезна в различных ситуациях. Например, когда организация не располагает собственным автопарком или имеющееся авто находится на техобслуживании. Этот подход позволяет бизнесу осуществлять хозяйственную деятельность бесперебойно, а сотруднику – компенсировать затраты на использование транспортного средства. Рассмотрим законодательную основу таких правоотношений, а также разберем, как правильно отразить операцию в программе 1С:Бухгалтерия 3.0, чтобы обеспечить соответствие бухгалтерского учета нормативным требованиям.
Законодательная база
Интересующие нас правоотношения закреплены в ст. 642 ГК РФ, предусматривающей заключение договора аренды транспортного средства (ТС) без экипажа, (то есть услуги водителя не оказываются).
Последующие статьи (643-649) содержат положения о форме договора аренды, устанавливают обязанность арендатора поддерживать ТС в надлежащем состоянии, содержать и оплачивать расходы на ТС.
Также ГК РФ предусмотрена аренда ТС с экипажем (с услугами водителя). Правоотношения прописаны в статьях 632-641. Помимо того, что арендатор оказывает услуги водителя и / или помощь с техническим обслуживанием, еще одним ключевым отличием от аренды без экипажа является то, что обязанность поддерживать ТС в надлежащем состоянии возлагается на владельца. Оплата расходов на использование авто (топливо, иные расходники) по-прежнему остается за арендатором, если иное не предусмотрено в договоре.
Аренда транспортных средств с экипажем и без экипажа: ее отличия от договора фрахтования
На первый взгляд может показаться, что аренда ТС и фрахтование (чартер) – фактически одно и то же. Однако если обратить внимание на статью 787 Гражданского кодекса, разница станет очевидной: фрахтование предусматривает аренду ТС на один или несколько рейсов (в целях грузо- или пассажироперевозок). Аренда в соответствии со статьями 632 и 643 ГК РФ, в свою очередь, предполагает длительный срок.
Чтобы подсветить разницу еще детальнее, приведем несколько примеров:
- У сотрудника есть микроавтобус. Схожее по характеристикам ТС организации в течение 2 недель будет находиться в сервисе. Чтобы не потерять доход (компания занимается доставками), работодатель заключает договор аренды с сотрудником – владельцем микроавтобуса.
- В преддверии новогодних праздников компания организует корпоратив – чтобы доставить сотрудников к месту проведения мероприятия, работодатель заключает договор чартера со сторонней организацией-перевозчиком.
Договор аренды автомобиля сотрудника в служебных целях и налогообложение
Вне зависимости от выбранного типа аренды (с услугами водителя или без), п.п. 10 п. 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ относит плату за аренду к прочим расходам по налогу на прибыль, обусловленным производством и реализацией.
Как уже отметили ранее, два типа аренды отличаются, среди прочего, тем, кто несет расходы на полноценное техобслуживание (поддерживает работоспособность) ТС. В первом случае это владелец авто, во втором – компания-арендатор. Отсюда следует, что расходы на техобслуживание учитываются исключительно тогда, когда оформлен договор без услуг водителя.
Расходы на текущее обслуживание (например, мойка) и расходники (топливо) можно учесть, когда в договоре не прописано, что данные расходы остаются за владельцем ТС.
Облагается ли страховыми взносами и НДФЛ аренда автомобиля у сотрудника
Платежи на страхование начисляются, если компания подписала договор, предполагающий услуги водителя, но только на сумму выплат за услуги управления ТС и его технической эксплуатации ввиду того, что данные выплаты приравнены законом к договору ГПХ.
При этом, как следует из разъяснений Министерства финансов РФ, такой доход требует отражения в расчете по страховым взносам. Взносы же по несчастным случаям начисляются, только когда данное условие прописано в договоре аренды.
НДФЛ подлежит удержанию и уплате в бюджет. Вознаграждение работника, полученное от сдачи ТС в аренду, отражается по 6-НДФЛ.
Как в 1С отразить аренду автомобиля у сотрудника
От теории – к практике. В данном разделе на примере покажем, как оформить документы и сделать проводки в программе, в форме пошаговой инструкции.
Вводные данные: компания-оптовик арендовала у своего работника ТС без услуг водителя. Оплата по договору составляет 20 тыс. руб. и выплачивается в последний день месяца (или последний рабочий день, если дата выплаты приходится на выходной). Действует договор с 1 октября по 31 декабря 2023.
Итак, рассматриваем, как в 1С:Бухгалтерия начислить аренду автомобиля у сотрудника.
Этап 1: применяем ручную операцию
Это необходимо, чтобы отразить ТС на забалансовом счете. Направляемся в отдел «Операции» и далее – «Операции, введенные вручную». Создаем новый документ.
Берем данные из акта приема-передачи к договору аренды транспортного средства и самого договора – используем их для заполнения полей: дата, работник, ОС, сумма.
Поскольку договор был подписан 1 октября 2023, это и будет датой документа.
Этап 2: регистрируем операцию
Данное действие требуется, чтобы в расходах была отражена арендная плата за прошедший месяц. Сумму, которую мы должны работнику-арендодателю, отражаем по Кт счета 73.03 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Затраты относим на счет 44, поскольку, как помним, организация-арендатор работает в сфере оптовых продаж.
Следует учитывать, что даты операций по начислению дохода и учету НДФЛ должны совпадать с фактической датой выплаты средств арендодателю. Иначе говоря, начисление аренды 31.10.2023 с произведением выплаты 11.11.2023 не соответствует законодательным требованиям. Если есть необходимость сделать выплату за октябрь в ноябре, документы (ручная операция и операция по учету НДФЛ) проводите датами за ноябрь. Этот доход будет отнесен к доходу за ноябрь, а требования закона не будут нарушены.
Наш договор предусматривает выплату в последний день месяца: в октябре это 31 число, вторник.
Поскольку 31.12 выпадает на выходной, выплату за декабрь делаем 29.12 – последний рабочий день. Операции также отражаем этой датой.
Этап 3: удерживаем НДФЛ
Прежде чем выплатить деньги арендодателю-работнику следует удержать налог на добавленную стоимость. Добавляем в ручную операцию запись Дт 73.03 Кт 68.01.1 на сумму налога (20000 × 13% = 2600 руб.).
Этап 4: добавляем документ «Операция учета НДФЛ»
Это нужно, чтобы выплаченные средства и НДФЛ по ним корректно отражались в отчетности.
Идем в раздел «Зарплата и кадры». Здесь нас интересуют «Все документы по НДФЛ».
Формируем новую операцию учета налога.
Указываем дату и работника, которому выплачивались средства. Следуем на вкладку «Доходы».
Дата получения дохода = дата выплаты (у нас – 31 октября 2023). Открываем «Код дохода» и из выпадающего списка выбираем «2400». Добавляем сумму (20 тыс. руб.) и указываем, что ее требуется отразить исключительно по стр. 110 6-НДФЛ.
Переходим на вкладку «Исчислено по 13%», вносим данные.
Теперь вкладка «Удержано по всем ставкам».
Вкладку «Перечислено по всем ставкам» с 2024 года заполнять не требуется.
Как убедиться, что аренду автомобиля у сотрудника отразили в 6-НДФЛ корректно? Двигаемся в «Отчеты» и далее – «Регламентированные отчеты». Формируем 6-НДФЛ за 2023 год.
В разделе 1 сумма НДФЛ отражена по строке 022. Средства были выплачены 31 октября – сумму следует оплатить до 28 ноября включительно – согласно второму сроку перечисления.
В разделе 2 сумма начисленного дохода внесена в отчет по строке 110. Объем НДФЛ, начисленного и удержанного, включен в отчет по строкам 140 и 160 соответственно.
Этап 5: производим выплату
Наш договор предполагает наличный расчет. Однако если бы мы предусмотрели безналичный, вид операции в документах был бы аналогичный – «Прочий расход» или «Прочее списание».
Перемещаемся на вкладку «Раздел и касса», выбираем «Кассовые документы».
Формируем документ «Выдача».
Проводим его и обращаемся к проводкам.
На скриншоте видно, что средства работнику-арендодателю предоставлены в регламентированном объеме за вычетом НДФЛ.
Этап 6: списываем стоимость арендованного ТС
Данное действие выполняем при завершении договора аренды автомобиля сотрудника в служебных целях, т.е. 31 декабря 2023.
Потребуется осуществить проводку, обратную той, которую делали на этапе 1.
Читайте также
Получи демо-доступ прямо сейчас
Оставить заявку