Выбор системы ЭДО для бизнеса

Система электронного документооборота (ЭДО) отвечает требованиям ведения бизнеса в современном мире. Она позволяет компаниям экономить время, деньги, ресурсы. При этом исключаются ошибки по причине человеческого фактора, курьерских компаний или иных обстоятельств. 

С учетом текущей ситуации в стране и в мире, возможность обмениваться документами в пару кликов увеличит продуктивность вашей компании и сократит затраты, неизбежные в случае ведения бумажного документооборота.

Современные технологии позволяют сэкономить. Для этих целей 1С разработана система электронного документооборота 1С-ЭДО, интегрированную во все решения 1С, в том числе 1С:Fresh. 

Согласно требованиям Налогового кодекса, недостаточно подписать документы электронной подписью и отправить их контрагенту по электронной почте. Необходимо подключиться к специализированной системе для обмена документами между контрагентами, чтобы обеспечить сохранность данных и безопасность их передачи. Эту комплексную задачу наиболее эффективно решает облако 1С:Фреш. Как именно? Рассказываем об этом и не только в данной статье.

Если вы уже пользуетесь стационарными программами 1С, возможен быстрый переход в онлайн в два шага: выгрузка базы с локальной версии программы и загрузка в облако. Пошаговое руководство найдете здесь.

Если вам только предстоит переходить на электронный документооборот, давайте познакомимся с системой ЭДО поближе.

Что такое ЭДО?

Система ЭДО представляет собой сервис, через который контрагенты обмениваются юридически значимыми документами в электронном виде. Для заверения документов требуется электронная цифровая подпись (ЭЦП). 

Интерфейс системы ЭДО наиболее походит на почтовую программу, со входящим и исходящим потоками “писем”. При этом пользователи могут сортировать и фильтровать документы для быстрого поиска по разным параметрам.

Электронный документооборот предоставляется как услуга для клиента от компании-оператора. Если вы используете комплексную программу для ведения бухучета, то обычно ЭДО уже включен в тарифный пакет. Вам остается только получить сертификат на ЭЦП через любой аккредитованный центр. В частности, вы можете сделать это через 1С.

Хочу узнать подробнее о получении ЭЦП через 1С:Подпись и 1С-Отчетность.

Какие выгоды у 1С-ЭДО?

Электронные документы, заверенные цифровой подписью, являются полноценной заменой бумажных оригиналов.

На первый взгляд кажется, что бумажный документооборот подразумевает только небольшие затраты на бумагу и чернила для принтера. 

При втором рассмотрении добавляется персонал: к работе привлекаются как минимум два, а то несколько подразделений компании. 

Но давайте раскроем все аспекты того, как 1С-ЭДО помогает сократить затраты не только на материальные средства, но и трудовые резервы.

Экономия времени и ресурсов

1С-ЭДО упрощает многие процессы, вместе с тем экономя время и ресурсы компании, а зачастую и нервные клетки сотрудников. 

После перехода с бумажного на электронный документооборот, предприятия снижают издержки в среднем на 2%, а временные затраты задействованного персонала сокращаются на 75%.

Простое подключение

Решение 1С-ЭДО интегрировано в типовые сервисы 1С и не требует дополнительной настройки внешнего модуля.

Вы можете обмениваться документами с контрагентами, которые используют:

• программное обеспечение 1С-ЭДО, в том числе подключенное у разных операторов (роуминг);

• другие учетные программы (не 1С).

В ряде сервисов реализована возможность пригласить контрагентов к обмену документами через 1С-ЭДО, а также принимать приглашения от ваших партнеров.

Легитимность документов

С юридической точки зрения, весь процесс выстроен в соответствии с нормативными актами в вашем субъекте Федерации. Актуализацией сервисов занимается целое подразделение компании 1С. При использовании облачных продуктов 1С:Фреш все обновления загружаются автоматически при запуске программы. 

Чтобы узнать больше и попробовать любую программу в облаке 1С:Фреш бесплатно, оставьте заявку на 30-дневный тест здесь.

Автоматическое формирование документов

Ручной ввод данных не может полностью исключить возможность ошибки. Изначально использование учетной программы 1С уже значительно сокращает время на ввод входящих документов. 

При использовании 1С-ЭДО автоматически происходит и формирование документов, что сводит к минимуму влияние человеческого фактора. Для бухгалтерии это означает более быструю подготовку нужных бумаг без длительной и скрупулезной проверки документов, а также снижение нервозности персонала в отчетный период. 

Массовое подписание документов

У руководителя компании или другого лица, ответственного за подпись документов, есть возможность более быстро выполнить свою работу: он может подписывать электронной подписью сразу несколько документов, используя доступные фильтры.

При этом, если необходимо, процесс подготовки документов и их подписания может быть разграничен на уровне прав доступа для разных пользователей.

Отправка и корректировка документов в несколько кликов 

При использовании ЭДО не требуется распечатка бумажных документов, их физическое подписание и проставление печатей, упаковка в конверты для отправки, взаимодействие с курьерскими службами, отслеживание получения писем. Из этих, казалось бы, небольших действий складывается целый процесс, который задействует не только сотрудников самой бухгалтерии, но и секретарей, сисадминов, курьеров... Если конверт не доставлен, ответственный менеджер или бухгалтер вынужден уточнять изменившийся адрес контрагента, готовить новый пакет документов и отправлять их заново. Аналогичная ситуация складывается в случае необходимости корректировки документов.

С 1С-ЭДО физическая отправка не требуется, а внести все уточнения и отправить вашим контрагентам исправленный пакет документов в электронном виде вы можете за пару минут.

Нет расходов на хранение и уничтожение документов

В начале своей деятельности мало кто из бизнесменов задумывается о хранении документов. Но за 2-3 года собирается значительная груда бумаг, с которой никак не расстаться, поскольку их, согласно законодательству, требуется хранить 5 лет. Чтобы было просто найти нужный оригинал, документы нужно систематизировать, иначе они теряются.

Со временем копятся папки, требуется закупка стеллажей для их размещения. Шкафы занимают место в офисе, которое можно было бы использовать для других целей или не арендовать вовсе.

Альтернативу предлагают аутсорсинговые компании по внеофисному хранению документов, но это тоже стоит денег, а доставка отнимает время.

По истечении срока хранения документы необходимо ликвидировать. Если не хотите самостоятельно разрезать каждую бумажку, придется потратиться на шредер или обратиться к коммерческой компании, предоставляющей услуги конфиденциального уничтожения. 

ЭДО минимизирует затраты на хранение и уничтожение документов. Вам не потребуется покупать канцтовары и мебель, увеличивать помещение, нанимать сотрудников для каталогизации, отслеживать сроки хранения или оплачивать услуги архивных компаний. 

Круглосуточный доступ к документам из любого места

Сервис 1С-ЭДО дает возможность быстрого поиска документов по дате, контрагенту и другим критериям. Не требуется терять время и силы, чтобы отыскать и отсканировать нужные страницы.

В случае налоговых и иных проверок, с помощью ЭДО вы можете оперативно найти запрашиваемые документы и предоставить их по требованию.

1С обеспечивает сохранность документов и быстрый доступ к ним. При ведении электронного документооборота через облачные сервисы 1С:Фреш вам достаточно подключиться к интернету и войти в программу через браузер или мобильное приложение. Это особенно актуально для тех, кто не всегда находится за рабочим компьютером, будучи в разъездах, командировках или на удаленке.

Воспользуйтесь нашим предложением и подключите бесплатный доступ к облаку 1С:Фреш на 30 дней.

Стоимость от 0 рублей в месяц

В случае небольшого объема отправляемых документов сама услуга может предоставляться для вас бесплатно. 

В разные тарифы включено от 5 до 100 пакетов документов в месяц. При этом пакетом считается комплект документов по сделке, а не каждый отдельный документ. Один пакет может состоять из двух электронных документов (+ счет-фактура, если применяется).

Для активных пользователей есть более выгодные пакетные тарифы