Электронный документооборот становится все популярнее, а в некоторых случаях является обязательным. Сервис 1С-ЭДО обеспечивает обмен документами между организациями, учреждениями и предпринимателями, даже если другая сторона пользуется услугами других операторов. При этом полномочия сотрудников, подписывающих документацию электронной цифровой подписью (ЭП, ЭЦП, фактически синонимами понятия с небольшими нюансами являются простая и усиленная квалифицированная электронная подпись, т.е. КЭП и УКЭП, а также сертификат), должны подтверждаться доверенностями – чаще всего это электронная МЧД, хотя допускается и бумажный вариант. Ранее мы уже рассказывали, как самостоятельно подключить ЭДО. А в этой статье подробнее остановимся на том, зачем нужны МЧД доверенности и как сделать их, например, в 1С: Бухгалтерия 8.
Изменения в правилах использования ЭЦП
Ранее для подписания электронных документов использовали закрытый ключ, оформленный непосредственно на руководителя компании – на практике носитель с КЭП директора мог передаваться другим людям, что только противоречит правилам и может приводить к злоупотреблениям. Или сертификат на человека не как физлицо, а как сотрудника юридического лица – в нем не определялись полномочия, поэтому у обеих сторон были риски, касающиеся юридической силы подписанных пакетов. Теперь подписи оформляются не на должность, а на человека, а его полномочия могут варьироваться. Переходный период определен до 01.09.2024 г. – до этой даты старые подписи еще действуют наравне с новым форматом, после этого будут использоваться только ЭЦП физлиц с МЧД, которые подписываются УКЭП компании (то есть руководителя, действующего на основании, чаще всего, устава).
Кстати, при подписании можно использовать и бумажную доверенность – но в таком случае проверка полномочий должностного лица проводится вручную, что более затратно по времени, и не исключает ошибок из-за «человеческого фактора».
Работа с машиночитаемой доверенностью в 1С-ЭДО
Этот сервис предназначен для обмена юридически значимыми документами, отправки регламентированных форм и отчетности в ФНС, фонды и другие структуры. В нем реализован и весь функционал, касающийся этой сферы:
- Создание и отзыв;
- Проверка доверенностей и ЭЦП, на основании которых действуют подписанты со стороны контрагентов, в автоматическом режиме.
На каждого сотрудника, подписывающего документацию от имени компании, оформляется сертификат физического лица. ЭЦП регистрируются в налоговой службе – а вот получить ее можно в удостоверяющих центрах (МФЦ или местном подразделении налоговой инспекции), либо воспользоваться сервисом 1С:Подпись – это проще и быстрее.
Что касается самих машиночитаемых доверенностей, это файл в формате XML, где содержатся данные о доверителе (наименование организации или ИП, ИНН, КПП, другие реквизиты, ФИО руководителя и т.д.), а также о уполномоченном для подписания лице и объеме его полномочий. Формат установлен Приказом ФНС России от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@. Все сведения о них аккумулируются в распределенном центре Федеральной налоговой службы. Соответственно, их можно импортировать оттуда – потребуется указать идентификатор. Либо загрузить с носителя. Также можно сформировать в программах 1С – в частности, в Бухгалтерия 8.3 или некоторых других конфигурациях.
Чтобы сотрудник мог подписывать документы в 1С:ЭДО, туда нужно загрузить сертификат и МЧД. Для подтверждения правомочности подписи контрагенту эти данные можно отправить автоматом – в виде файлов или идентификатора в одном пакете с документами. Либо вручную – по электронной почте или другим способом, в ЭДО как самостоятельный документ или из реестра для ручной загрузки отправить отдельно идентификатор.
Отличия в использовании МЧД для входящих и исходящих документов
Доверенности, которые используются при подписании документов для отправки, проверяются в автоматическом режиме – для этого в 1С-ЭДО настраиваются правила проверки. В поступающей корреспонденции правомочность подписей может проверяться также вручную – в таком случае можно не прописывать алгоритмы, а возложить эту обязанность на кого-то из сотрудников. ФНС России разработала методические рекомендации, касающиеся информирования фискальных органов (Письмо от 24.01.2011 г. N 6-8-04/0002@) – их можно использовать и для уведомления других контрагентов.
Как сформировать и подписать МЧД в 1С
Рассмотрим алгоритм на примере Бухгалтерия 8.3. Зайдите в список организаций, по которым в ней ведется учет, выберите нужную (или единственную). Зайдите в карточку, нажмите ЭДО – и выберите в выпавшем меню пункт Машиночитаемые доверенности. Далее Создать. Сведения о компании и руководителе заполняются из карточки организации, о представителе – из данных о сотрудниках. Если человек официально не работает в компании, заранее внесите его в справочник физлиц.
По умолчанию система указывает все доступные полномочия. Вы можете уточнить их список, воспользовавшись стандартным классификатором или сформулировав самостоятельно. Проверка полномочий проводится упрощенно (по видам и сумме документов и контрагентам) или по специальному скрипту, если контрольный алгоритм содержит сложные условия. Когда МЧД готова, ее подписывает руководитель от лица компании УКЭП.
Проверка подписей во входящей документации
При получении пакетов по ЭДО в графе Статус подписи отражаются результаты проверки. Нажмите на нее, чтобы перейти в соответствующую форму и ознакомиться с результатами. Там же можно открыть для просмотра саму доверенность, чтобы посмотреть полномочия.
Можно настроить правила проверки (в соответствующей вкладке) либо проверить их вручную – нажать на соответствующую ссылку, проанализировать список, если все в порядке, отметить флажок, что проверка вами выполнена.
Бумажные доверенности в электронном документообороте
Такой вариант тоже возможен – не только при предоставлении прав на подписание не первому лицу компании, но и, например, при заключении компанией договора на бухгалтерское обслуживание, то есть передаче права ведения бухучета и документооборота сторонней организации или людям, не входящим в штат. Чтобы принять и тем более подписать со своей стороны такой входящий, сотруднику необходимо самому иметь ЭЦП с МЧД, причем ответственность в случае ошибки ложится полностью на него. Система предупреждает о том, что доверенности нет или она не проверена (такое возможно, если она существует, но данные не были предоставлены), сообщением на экране. Далее предлагается выбрать из 2 вариантов – да, если сотрудник проверил данные вручную и доверяет подписанту с той стороны, или нет, если возникли сомнения и он отказывается в этот момент от подписания. При отказе можно установить флажок для распространения ответа на аналогичные ситуации по данной организации в дальнейшем. В дальнейшем его можно будет снять – для этого нужно будет изменить Настройки отправки (в разделе Администрирование выберите Обмен электронными документами, а дальше перейдите в Обмен с контрагентами и там Настройки ЭДО). Нужный пункт меню находится по кнопке Еще.
В более ранних версиях программ возможности подписания через ЭДО при использовании бумажной доверенности не было. Это заметно замедляло и увеличивало расходы на бизнес-процессы при согласовании и оформлении сделок, а также создавало риск утери оригиналов документов в процессе отправки и получения. Усовершенствование в данном функционале 1С позволяет повысить эффективность работы и документооборота.
Что входит в автоматическую проверку в 1С-ЭДО
Проверяя машиночитаемую доверенность, сервис анализирует совокупность данных. По МЧД:
- Криптография ЭЦП и сертификата;
- Срок действия;
- Данные владельца ЭП и их соответствие указанным (ФИО, ИНН, СНИЛС и т.д., если выдана от юрлица – его ИНН);
- Цепочка передоверия, а также то, имеет ли доверитель право подписывать и что именно от имени организации;
- Соответствие установленному правилами формату.
По электронной подписи:
- Криптография;
- Дата – действовала ли в этот период ЭП;
- Поиск подходящих доверенностей на нужную дату;
- Проверка доверителя, цепочки передоверия и полномочий представленных в ней лиц, включая наличие данных в реестре ФНС, отсутствие отзывов в нужный период и т.д.
То есть система проверяет наличие полномочий у всех, кто задействован в процедуре подписания, причем от пользователей это не требует усилий – достаточно изначально установить параметры, которые требуют внимания. Заметим здесь же, что одна цифровая подпись может применяться в разных системах и структурах. А вот доверенности могут отзываться не только когда человек уволился или перешел на другую должность, но и, например, если утратил доверие руководитель, который их выдавал.
Заключение
Надеемся, эта статья была полезна для вас и позволила лучше разобраться в преимуществах электронного документооборота, возможностях использования цифровых подписей и функционале 1С-ЭДО и программных продуктов семейства. Еще один плюс в том, что работать таким образом можно не только в коробочных версиях, но и при пользовании облачной инфраструктуры 1С:Fresh – при этом обновления до последних версий происходят по умолчанию, то есть в вашей системе всегда будут учтены все изменения в законодательстве и рекомендациях от налоговой службы и других государственных структур. Если вы хотите использовать ЭДО с максимальной пользой и эффективностью, наши сотрудники с удовольствием вас проконсультируют и помогут выбрать конфигурацию и формат. Чтобы получить консультацию или купить программу, заполните форму на сайте или позвоните нам по телефону +7(800)301-35-56.
Автор статьи: Виктор Пелых, руководитель группы отдела продаж.
Имеет сертификаты «1С:Профессионал бухгалтер», «Профессионал 1С:Бухгалтерия», «Пользователь сервиса Битрикс24». Пройденные курсы «Ведение бухгалтерского учета в «1С:Предприятие 8», «Профессиональная подготовка сервис-инженеров «1С:Предприятие 8».
