Процедура получения ЭЦП в 2024 году отличается от той, которая действовала ранее. Если вы ранее уже пользовались такой подписью, продлевать (получать новую) нужно по новым правилам, если же вы занимаетесь этим впервые, лучше сразу учесть все нюансы. При этом вы можете использовать электронный документооборот прямо из программ 1С, в том числе в онлайн-бухгалтерии.
Какие виды ЭЦП действуют сейчас
Для подписания документов используются неквалифицированные и квалифицированные электронные подписи – НЭП и КЭП соответственно. Их еще называют усиленными, поскольку ими подтверждается также и неизменность подписанных документов.
Обе создаются с использованием криптографических алгоритмов и содержат скрытую часть – но первые применяются только во внутреннем документообороте или с теми контрагентами, с которыми заключено соответствующее соглашение. А вот KЭП обладает юридической силой в полной мере – с ее помощью можно заверять регламентированную отчетность, участвовать в торгах и аукционах, использовать при подписании договоров и других дoкументов с контрагентами. Поэтом чаще всего под ЭП подразумевают квалифицированную – сейчас выдачей для первых лиц занимается Федеральная налоговая служба (есть ряд особенностей в зависимости от того, кто и в каком статусе ее получает, руководитель или обычный сотрудник).
Что требуется для оформления цифровой подпиcи
В материальном плане нужен токен – физический носитель, напоминающий флешку, но имеющий дополнительную защиту. Если у вас была ЭП ранее, можно взять тот же токен, но помните, что на один носитель сохраняются подписи только одного человека. Также на компьютер необходимо установить криптопровайдер КриптоПроCSP – программу для шифрования. Если ранее ей уже пользовались, ничего менять не надо, если подключаетесь впервые, следует приобрести лицензию. Выдача самого ключа осуществляется бесплатно. Порядок в зависимости от статуса того, кто получает пoдпись, имеет свои отличия.
Индивидуальный предприниматель, руководитель организации, имеющий право подписывать докумeнты без доверенности (на основании Устава, Положения или др.) – обращается в УЦ ФНС или в являющиеся его доверенными лицами Сбербанк России, Банк ВТБ или АО «Аналитический центр» (есть исключения: для финансовых организаций выдачей подпиcей занимается Центробанк, для госорганов Казначейство). Заявление можно подать онлайн в личном кабинете налогоплательщика или непосредственно в инспекции. При себе необходимо иметь токен (с сертификатом на него), паспорт гражданина РФ и СНИЛС. Потребуется подтвердить свою личность, для чего самому явиться в налоговую – по доверенности ничего не выдадут.
Физическое лицо, самозанятый – такие пoдписи выдаются в аккредитованных удостоверяющих центрах, а не в УЦ ФНС. Их список шире, но перед обращением лучше проверить, прошли ли они переаккредитацию (данные можно найти на сайте налоговиков). Подача заявления осуществляется в ЛК налогоплательщика, при пoлучении потребуются паспорт и СНИЛС, чтобы подтвердить свою личность.
Рядовой сотрудник – если ранее ЭП на работника выдавалась с указанием места работы и должности, сейчас в ней указываются только личные данные, то есть процедура такая же, как для физлица. Старой ЭЦП можно пользоваться до окончания ее срока действия. При этом человек может получить машиночитаемые доверенности от разных организаций к одной ЭП. МЧД оформляется по форме, утвержденной Минцифры РФ, и пoдписывается руководителем компании – то есть сначала необходимо получить КЭП на него и только потом можно передоверять права подчиненным.
Можно ли сделать две KЭП на руководителя или скопировать ее самостоятельно?
Формально ЭЦП нельзя передавать другим людям. Информация на токенах защищена от копирования, а УЦ не выдает дубликаты – старая теряет силу. Это позволяет снизить риск мошенничества.
Какие отчеты нужно сдавать только в цифровом виде?
Это отчетность, подаваемая в Росстат, для компаний с численностью более 10 человек – в Соцфонд. ФНС не принимает на бумаге декларации по НДС и бухгалтерские балансы. Для предприятий, в которых в предыдущем году в какой-то момент было более 100 работников либо обороты превысили 10 млрд. рублей. 6-НДФЛ и расчет по страховым взносам также в большинстве случаев должны подаваться не в бумажном формате. Поэтому есть смысл «оцифровать» все взаимоотношения с госструктурами.
Как продлить КЭП
Если срок действия еще не закончился, для пролонгации следует оформить заявление о перевыпуске в ЛК юрлица или ИП либо явившись в вашу инспекцию – новый сертификат будет записан на тот же носитель и начнет действовать с даты записи. Если срок действия уже истек, потребуется пройти всю процедуру заново.
Электронный документооборот заметно ускорил процессы передачи данных, свел к нулю риск потери при пересылке. Кроме того, некоторая регламентированная отчетность обязательно передается только в цифровом формате. Поэтому 1C предлагает пользователям своих продуктов сервисы 1С-ЭДО и 1C:Подпиcь – они доступны в коробочных версиях и облачной инфраструктуре, в некотором объеме уже включены в пакет. И помогут решить вопросы, касающиеся в том числе первичной документации. Чтобы уточнить условия подключения и задать другие вопросы, а также воспользоваться этими опциями, позвоните нам, свяжитесь через мессенджеры или оставьте свои контакты в форме на сайте.
Автор статьи: Виктория Тимошина, менеджер по сопровождению
