Как учитывать расходы на УСН в 2026 году: руководство по нормам Налогового кодекса

С одной стороны ФЗ-425 – ключевой НПА в рамках налоговой реформы 2026 – увеличил налоговую нагрузку для субъектов УСН, с другой – расширил список расходов, принимаемых к вычету при объекте «Доходы минус расходы». Обсудим новые виды расходов и условия их списания – в привязке к соответствующим статьям Налогового кодекса РФ.

Законодательная основа   

С прошлого года упрощенцы приобрели НДС-обязанность при превышении отметки в 60 млн руб. по годовому доходу, что приблизило их к субъектам ОСНО. При этом перечень расходов из ст.346.16 НК РФ, учитываемых на УСН «Доходы минус расходы», остался закрытым. Вместе с возросшей налоговой нагрузкой подобное регулирование создало для бизнеса определенные трудности: если расход не попадал в закрытый перечень расходов на УСН, его запрещается использовать при исчислении налога, даже если он:

• полностью оплачен и подтвержден первичными документами;

• целесообразен и нужен именно для получения дохода;

• типичен для деятельности на упрощенке.

В текущем году «планка» для работы с НДС для упрощенцев понижена до 20 млн руб., но одновременно с этим в уже упомянутую ст.346.16 внесен подпункт 45. Новая норма расширила перечень расходов на УСН 15%, добавив в него расходы из главы 25 НК РФ. Простыми словами, расходы при «Д - Р» теперь определяются как по уже устоявшемуся порядку (статья 346.16), так и согласно правилам, действующим для бизнеса на ОСНО.

В отличие от закрытого перечня из ст.346.16 перечень на ОСНО (а теперь и на УСН) открыт – разрешается признавать любые расходы, удовлетворяющие правилам п.1 ст.252 и не отнесенные к тем, которые не применяются в целях налогообложения (ст.270).

Новое в перечне расходов для УСН

Для большей наглядности подготовили таблицу с соответствием расходов статьям НК РФ и пояснениями.

Группа расходов	Положение НК РФ	Пояснения (при необходимости)
Медосмотры сотрудников	пп.7 п.1 ст.264	Только если прохождение обязательно по закону
Обеспечение нормальных условий труда	пп.7 п.1 ст.264	Почти все издержки из данной группы можно учитывать, но различные виды затрат учитываются по разным статьям
Хранение и уничтожение документов	пп.49 п.1 ст.264	Расходы по хранению и уничтожению документов на УСН учитываются в разрезе других расходов, обусловленных производством или реализацией (актуально для данной и иных групп расходов по пп.49 п.1 ст.264)
Уничтожение имущества или запасов	пп.6 п.2 ст.265	Ущерб от хищений признается согласно пп.5 п.2 указанной статьи, если виновное лицо не установлено
Подбор персонала	пп.8 п.1 ст.264	Расходы на подбор персонала для бизнеса УСН могут включать, например, оплату услуг спецорганизаций по подбору кадров
Приобретение специальной одежды и средств индивидуальной защиты	пп.3 п.1 ст.254	Актуально для предприятий в сферы химической промышленности или иного опасного производства
Оснащение и содержание помещения для приема пищи	пп.48 п.1 ст.264	Например, столовая
Специальная оценка условий труда (СОУТ)	пп.7 п.1 ст.264	У ФНС не возникнет вопроса к этим затратам при условии, что в 2026 году бизнес на УСН заказывает проведение СОУТ в специализированной организации
Вознаграждения работников (премирование, не прописанное в трудовом договоре)	п.21 ст.270	Бизнесу на УСН в 2026 году следует внимательно рассматривать премии работникам в качестве расходов, поскольку Министерство финансов РФ полагает, что премии к праздникам не удовлетворяют условиям ст.252 НК РФ. Возможны вопросы со стороны ФНС
Комиссии по финансовым операциям	пп.25 п.1 ст.264 или пп.15 п.1 ст.265
Подписка на печатные и электронные издания, онлайн-сервисы	пп.49 п.1 ст.264
Взносы в СРО и отчисления за привилегии	пп.29 п.1 ст.264
Представительские издержки	пп.22 п.1 ст.264	Налогоплательщики на УСН в 2026 году должны учитывать, что согласно п.2 ст.264 НК РФ есть лимит для учета представительских расходов – не более 4% от затрат по оплате труда
Добровольное страхование персонала	п.16 ст.255	Общий объем расходов на страхование жизни и пенсионное страхование – не более 6% от затрат на оплату труда Страхование жизни или причинение вреда здоровью – до 15 тыс. руб. ежегодно на каждого сотрудника Добровольное медстрахование – 6% от затрат на оплату труда
Экологические меры	пп.49 п.1 ст.264
Выписки из государственных реестров	пп.14 и 49 п.1 ст.264	Справочно: госпошлина не уплачивается при оформлении электронных версий документов
Добровольное страхование собственности	пп.10 п.1 ст.263	В разрезе добровольного страхования имущества бизнесу на УСН следует учитывать, что речь идет только о собственности, используемой в работе

Что не входит в перечень расходов на УСН «Доходы минус расходы» 

Как уже отметили выше, это все траты бизнеса, перечисленные в ст.270 НК РФ. Кроме того, на упрощенке запрещается учитывать следующие расходы из главы 25, признаваемые исключительно по методу начисления:

• резервы – по сомнительной дебиторке, отпускам, на ремонт и прочие;

• отрицательные курсовые разницы.

Короткая памятка для упрощенцев: как быстро понять, что расход подлежит учету

Шаг 1: проверяем по «старому» перечню

Открываем 346.16 и сверяемся. Если издержка на УСН (например, компенсация за личный автомобиль) относится к тем, которые можно было учитывать до 01.01.2026, проверяем, предусмотрено ли нормирование. Далее, если допустимо, – применяем расход.

Шаг 2: проверяем, нет ли ограничений

Если 346.16 неприменима, сверяемся со статьей 270. Нашли ваши издержки здесь – не учитывайте, нет – двигаемся дальше.

Шаг 3: проверяем, соответствует ли обновленному списку

Сверяемся с пунктом 1 статьи 252 – если имеется соответствие, проверяем, нет ли специальных правил (исключений) в главе 25 НК РФ, а именно:

• наличие дополнительных условий для признания;

• условия нормирования;

• если оплачивается страховая премия единой суммой, расходы признаются равномерно на протяжении всего периода действия договора.

Далее включаем издержку в налоговую базу, учитывая имеющиеся условия и лимиты.

Резюмируя

Рассмотрели ключевые изменения в части признания расходов для УСН «Д - Р» с 2026 года. Ранее бизнес, применяющий данный объект налогообложения, был существенно ограничен жесткими рамками закрытого перечня: множество затрат, непосредственно влияющих на эффективность и конкурентоспособность – от услуг по подбору квалифицированных кадров и профобучения до мер по обеспечению нормальных условий труда – просто выпадало из налоговой базы, даже при очевидной экономической целесообразности и наличии подтверждающих документов. В 2026 году ситуация кардинально изменилась: теперь такие расходы признаются в полном соответствии с открытым перечнем, если отвечают общим критериям и не попадают под прямой запрет.

Читайте также