С 2023 года при подписании электронных документов использование машиночитаемых доверенностей (МЧД) стало обязательным. Несмотря на то, что с даты введения новых правил уже прошло время, вопросы по этому поводу все равно возникают. В этой статье расскажем, что это такое и как оформляется, а также о том, как пользоваться МЧД для ЭДО в 1С.
- Что изменилось в выдаче электронных подписей
- Как можно использовать МЧД
- Как дать сотруднику права
- Как отозвать доверенность
- Прежде чем использовать МЧД
- Как создать МЧД
- Проверка списка
- Загрузка и отправка
- Работа с МЧД контрагентов
- Если недостаточно полномочий
- Как МЧД регистрируется у оператора документооборота
- Заключение
Что изменилось в выдаче электронных подписей
Если до 1 сентября 2023 года можно было получить ЭЦП на должностное лицо, то после этой даты подпись с привязкой к должности выдается только на единоличный орган (директора или самого индивидуального предпринимателя), а для остальных – на физическое лицо. А то, какие документы и от имени какой организации или ИП подписью физлица можно подписывать, определяется доверенностью. Она может храниться в ФНС на специальной блокчейн-платформе – если к ней присоединиться, можно не крепить файл к исходящим каждый раз при отправке.
Как можно использовать МЧД
Машиночитаемые доверенности – файлы с расширением XML. Подписываются усиленной КЭП доверителя – директора (единоличного исполнительного органа) или ИП. Все они сохраняются в 1С в справочниках МЧД организации и контрагентов. Данные в них могут вноситься автоматически – из реестра ФНС выгружаться в вашу 1C – или вручную, после того как руководитель подписал доверенность или она поступила из внешних источников. Когда поступают входящие документы или требуется подписать исходящие, программа обращается к справочникам, чтобы найти там нужную. Которая может использоваться в разных вариантах:
- При отправке УПД – ссылка на нее в реестре включается автоматом, высылать ее дополнительно не нужно.
- Отправляются другие документы – пересылкой по ЭДО или файловым архивом по e-mail или в мессенджерах.
- Принимаются входящие в электронном документообороте – здесь автоматически определяется, каким сертификатом подписан документ, если физлица, для УПД и корректировочных они разыскиваются в реестре ФНС, для других в справочнике МЧД контрагентов.
Если программа не смогла найти доверенность, либо в ней были выявлены несоответствия, и проверка не пройдена, на экране появится предупреждение. Такие документы не запрещено принимать в обработку, но желательно выяснить причины и устранить проблему – можно вручную по номеру проверить в Федеральной налоговой службе или запросить дополнительно файл у отправителя. Кроме того, те же правила подписания актуальны при отправке регламентированной отчетности – как это делается, мы подробно рассказали в этой статье. Подписанный электронный документ обладает такой же юридической силой, как и собственноручно подписанный бумажный экземпляр.
Как дать сотруднику права
Первый шаг – человек должен получить ЭП (точнее, сертификат) в налоговой службе или удостоверяющем центре – в их число входит, например, ООО «НПЦ 1С». Далее список сертификатов, загруженных в программу, следует дополнить новым. Оформить доверенность – и внести в учетную запись ЭДО сотрудника с указанием его сертификата и МЧД. Теперь он сможет от имени компании подписывать документы. Важный момент, о котором следует помнить – поскольку ЭП выдается на физлицо, то ее можно ставить от имени разных организаций – это определяется именно тем, кто является доверителем (юрлица и ИП).
Как отозвать доверенность
Увольнение, смена функционала и другие события могут стать причиной того, что работник лишается права подписывать документацию от имени доверителя. В таких случаях обязательно оперативно отметьте, что доверенность отозвана – это отразится и в реестре. И уведомите о прекращении ее действия тех деловых партнеров, которым ее направляли – это можно сделать в мессенджерах или письмом на e-mail. Если подобное уведомление пришло от ваших поставщиков или покупателей, соответственно, нужно сделать отметку в справочнике.
Прежде чем использовать МЧД
Сначала человек, который в дальнейшем будет иметь право собственности, должен получить сертификат ЭП – поскольку он выдается на физическое лицо, то в нем содержатся данные только по нему самому. А вот компания должна выполнить регистрацию его в своей учетной записи в ЭДО, выдать доверенность и сообщить о ней для внесения в распределенный реестр ФНС. Далее, когда эта подпись будет использоваться для подписания тех или иных форм, МЧД будет «подтягиваться» сама, без участия человека. Менять настройки в вашей 1С не требуется – там по умолчанию включена соответствующая опция.
Как создать МЧД
Первый способ – открыть карточку организации, после кнопку ЭДО и там – Машиночитаемые доверенности.
Второй – в списке перейти на вкладку по своей организации и там – Создать.
В открывшейся форме - заполнить поля. В последних версиях программного продукта можно сохранить черновик, если нет возможности оформить все сразу.
Некоторые поля могут заполняться автоматически – например, относящиеся к реквизитам вашего юрлица (доверителя). Есть ряд моментов, которые при заполнении следует учесть:
- номер вводить не надо – он генерируется;
- срок действия – не менее 2 дней с даты регистрации, или условие, при котором доверенность действует;
- разрешено ли передоверять полномочия;
- сведения о доверителе – кроме реквизитов юридического лица или ИП, от имени которого действует представитель, укажите здесь информацию о том, кто имеет право действовать на основании устава, положения или др. – физическое или юридическое, ФИО или наименование и т.д.;
- данные представителя – ФИО, паспорт или другое удостоверение личности, СНИЛС, ИНН.
После этого вносятся полномочия – сейчас еще не разработан общий классификатор, чтобы их систематизировать, можно набрать их текстом или выбрать из классификатора ФНС.
По умолчанию в этом поле указывается «Все полномочия» - но лучше их ограничивать в соответствии с выполняемыми сотрудником обязанностями. Например, он может получать ТМЦ в пределах некоторой суммы, или подписывать заданные виды документации, или взаимодействовать только с определенными контрагентами и т.д. При текстовом вводе следует задать правила для проверки полномочий – это скрипт, по которому автоматически проверяется введенная информация. Если его нет, система предложит проверить вручную – при нажатии на гиперссылку откроется окно, где нужно поставить галочку и подтвердить Готово.
Когда все сведения введены, нажмите Подписать и зарегистрировать – здесь используется подпись руководителя, после чего сведения будут отправлены в ФНС, и после успешного завершения появится окно с подтверждением.
После этого в справочнике появится новая строка. Если кликните на нее дважды, откроется карточка МЧД.
Вы можете нажать предпросмотр, чтобы проверить, как она выглядит в печатной форме, и распечатать.
Проверка списка
Право на его просмотр есть у всех пользователей – дополнительно можно подключить функционал по созданию, загрузке из реестра налоговой службы, отзыву и т.д. Чтобы посмотреть список Машиночитаемые доверенности, откройте окно Текущие дела ЭДО и там соответствующий пункт.
Либо перейдите в Администрирование, там найдите Обмен электронными документами – и далее по ссылке Обмен с контрагентами.
Здесь отображаются доверенности и сторонних, и ваших предприятий.
Загрузка и отправка
Первый способ – откройте справочник и по кнопке Еще выберите Загрузить из реестра. Откроется окно поиска – в него введите номер и название доверителя. Если ранее ее не было в системе, МЧД загрузится и добавится в список, если была, то добавление сделано не будет. После откроется карточка.
Также можно использовать присланный по почте или в мессенджерах файл.
Переслать ее можно, вложив в пакет или выгрузив произвольным файлом.
Работа с МЧД контрагентов
Если в полученной доверенности ограничены полномочия, их также можно проверить в ручном режиме, причем даже в тех случаях, когда автоматическая проверка с использованием скриптов была неудачной.
Если недостаточно полномочий
Когда ни одна доверенность и подпись из установленных на компьютере не дают права подписывать определенные документы, программа выдаст об этом сообщение. Как и в случае, если срок действия закончился. В таких случаях можно обратиться к руководителю или делегировать задачу другому сотруднику. А также желательно оформить новую МЧД с указанием всех необходимых полномочий.
Как МЧД регистрируется у оператора документооборота
В окне Учетные записи ЭДО (раздел Администрирование, там Обмен ЭД) нажмите Добавить и введите данные сертификата и доверенности. После подтверждения доступно для использования.
Заключение
В этой статье мы смогли раскрыть не все тонкости оформления и работы с МЧД, но думаем, что в общих чертах преимущества такого способа взаимодействия с поставщиками, покупателями, гос.структурами и передачи отчетности очевидны. Один из плюсов в том, что пользоваться электронными подписями можно и при удаленной работе через облачный сервис Фреш – таким образом вы можете в удаленном режиме выполнять все функции, включая подписание, получение и отправку документов (при другом варианте удаленки система зачастую не дает таких возможностей). Если вы хотите использовать Fresh для пользования 1С через Интернет, наша компания поможет организовать процесс, перенести вашу базу, расписать функционал разных пользователей выполнить другие настройки. Оставьте заявку на сайте или свяжитесь для нас по телефону, в мессенджерах или электронной почте – мы ответим на вопросы, расскажем об особенностях Фреш и поможем улучшить работу с вашей информационной базой.
Автор статьи: Юлия Абашина, менеджер по сопровождению
