Штатное расписание (в обиходе – штатка) – обязательный внутренний локальный акт работодателя, где перечислены должности, их численность, оклады. Проще говоря, если в вашей штатке нет, скажем, «юриста», то брать человека на такую должность нельзя. Кроме того, наименование должности из штатки переносится в трудовой договор и трудовую книжку. Для подготовки документа чаще всего применяется унифицированный бланк Т-3, но вы можете разработать собственный или создать штатное расписание в вашей 1С, используя функционал и интерфейс уже знакомой вам экосистемы.
Общие сведения
Дальнейшая последовательность действий будет отличаться, исходя из того, какое решение применяете:
-
в 1С:ЗУП имеется опция создания штатного расписания, но если делаете это впервые, потребуется дополнительная настройка.
-
в 1С:Бухгалтерия функция ведения штатного расписания не предусмотрена, но доступна выгрузка отчета, который впоследствии можно взять за основу штатки.
Как настроить и сформировать штатное расписание в 1С:ЗУП
Выше уже отметили, что изначально опция может быть не активирована. Проверить это можно, проследовав по пути «Настройка» – «Кадровый учет» – ссылка «Настройка штатного расписания». В открывшемся окне обратите внимание на поле «Ведется штатное расписание» – если не активно, установите галочку напротив. Также, пока настраиваете вашу 1С, рекомендуем активировать здесь еще одну опцию – «Ведется история изменений штатного расписания» – на случай, если планируете корректировать штатку в будущем. Далее жмите «Применить и закрыть» в верхней левой области окна – подготовка завершена.
Для первичного внедрения штатки из раздела «Кадры» проследуйте в «Штатное расписание», кликните «Печать» и далее – «Штатное расписание (Т-З)». Теперь документ заведен в систему, но данных в нем нет – рассмотрим, как создать новую должность в штатном расписании 1С:ЗУП.
Добавление, изменение и удаление должностей осуществляется двумя способами – в любом случае первый шаг – это открыть «Кадры» – «Штатное расписание».
Первый способ – с историей сохранения. Если штатка внедряется в первый раз (также при массовом добавлении или изменении должностей), используйте ссылку «Утвердить новое штатное расписание» – «Утверждение штатного расписания». Если требуется внести точечные правки по определенным позициям, кликните на ссылку «Изменить текущее штатное расписание» – «Изменение штатного расписания».
Второй способ – без истории сохранения. Кликните «Создать» и внесите информацию в соответствующие поля:
-
подразделение;
-
количество ставок;
-
условия оплаты;
-
тарифная ставка;
-
график работы.
Остается только поставить галочку напротив «Позиция утверждена», выбрать дату внесения данных и кликнуть «Записать и закрыть».
Для обновления уже имеющейся записи выберите интересующую единицу в «Штатном расписании» и скорректируйте – по необходимости – поля, которые мы привели в списке выше. Когда изменения будут внесены, кликните «Записать и сохранить».
Для удаления должности – снова в «Штатное расписание». Выберите искомую позицию и поставьте флажок «Закрыта и больше не используется». Укажите дату начала действия изменений.
Формирование штатного расписания при помощи 1С:Бухгалтерия
Проследовав по пути «Зарплата и кадры» – «Отчеты по кадрам», выберите отчет «Штатные сотрудники». Система предложит два варианта – вам нужен «Расширенный». В блоке «Поля и сортировки» заполните соответствующие реквизиты, а если какие-то из полей нужно убрать из выгрузки (к примеру, дата рождения), оставьте их неактивными. Кликните «Закрыть и сформировать» – готово. Напомним, что сформированный отчет – не штатка, но его можно взять за основу при заполнении Т-3 в Excel или ином табличном редакторе.
Дополнительные опции
Помимо возможности формировать и корректировать штатку, в 1С по ней доступен просмотр отчетов, набор которых отличается, исходя из используемой вами программы.
Чаще всего необходимость возникает в отчете «Штатная расстановка» – в 1С:ЗУП он формируется в разделе «Кадры» – «Кадровые отчеты». Полезен он в качестве оперативной информации для бизнеса любого размера, но особенно – для крупного с большим штатом, поскольку детализирует, какой число ставок замещено и сколько свободно – по каждой позиции в штатке. Также в указанном разделе в ЗУП доступны:
-
анализ штатки – помимо текущей картины (свободные и занятые единицы), он показывает плановый и реальный фонд оплаты труда (ФОТ) по ним;
-
таблица с выплатами по всем позициям расписания с детализацией месячного ФОТ.
В 1С:Бухгалтерия 8.3 также можно посмотреть штатную расстановку, но порядок действий будет отличаться. Для начала проследуйте по пути «Зарплата и кадры» – «Отчеты по кадрам». Выберите здесь отчет «Штатные сотрудники» и в его настройках – «Расширенный». В блоке «Поля и сортировки» оставьте реквизиты, которые хотели бы видеть после выгрузки. По нажатию «Закрыть и сформировать» потребуется указать вашу организацию и выбрать период, за который хотите выгрузить данные. Кликните «Сформировать» – готово.
Резюмируя
Рассказали, как вести штатное расписание в 1С. Порядок подготовки системы и дальнейшей работы со штаткой отличается, исходя из применяемого вами продукта 1С. Полноценный функционал реализован в ЗУП, а если пользуетесь «Бухгалтерией», доступна выгрузка отчета «Штатные сотрудники», который берется за основу для формирования штатки в Excel.
Читайте также
Получи демо-доступ прямо сейчас
Оставить заявку