Согласно последним изменениям в законодательстве (ФЗ от 19.12.2022 № 536-ФЗ), срок, с которого станет обязательным использование машиночитаемых доверенностей (МЧД), переносится с января на 1 сентября 2023.
Больший запас по времени позволит коммерческим компаниям легче адаптироваться к нововведениям, провести тщательную подготовку и найти ответы на вопросы, возникающие в отношении электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и сфере ее применения.
Изменения в ЭЦП с 2023 года
Изменения вызваны тем, что из электронной подписи (ЭП) пропадет привязка к юридическому лицу, останутся только персональные данные человека, без упоминания компании. Чтобы подписывать какие-либо деловые бумаги от имени организации, ему нужно приложить МЧД.
На добровольной основе работа с машиночитаемыми доверенностями началась с 1 марта 2022 (ФЗ № 443-ФЗ от 30.12.2021). Основной законодательный регламент был издан еще раньше – ФЗ "Об электронной подписи" от 06.04.2011 № 63-ФЗ (последняя редакция).
Увеличение переходного периода связано с интересами бизнеса, необходимостью заблаговременно решить все формальные вопросы, ознакомиться с новыми правилами и обучить сотрудников.
Для этих целей был внедрен полноценный функционал по машиночитаемым доверенностям в сервис 1С-Отчетность, который доступен как в локальных конфигурациях, так и в интернет-приложениях 1С:Фреш.
Для чего нужна ЭЦП в 2023 году?
По материалам Правительства, за 2021-2022 гг. в России со стороны бизнеса на 15-20% вырос спрос на электронный документооборот (ЭДО). Важной предпосылкой для этого стало количество используемой бумаги – около 70 тысяч тонн и до 5 млрд перевозимых экземпляров документов в год. Успешный опыт, полученный в ходе эксперимента, при трансграничной торговле с партнерами из Республики Беларусь планируется масштабировать и на другие страны.
ЭДО сокращает не только затраты на печать и пересылку документации, но и площади для их хранения. Это актуально как для обмена документами между контрагентами, так и для отправки отчетности в государственные органы. Подготовка занимает меньше времени, регламентированные отчеты формируются автоматически, а современные программные решения обеспечивают доступ к сервисам с любого устройства с выходом в интернет. Убедитесь в этом сами, подключив демо-доступ к облаку 1C:Фреш бесплатно на 30 дней.
ЭЦП является частью развивающейся системы. Чтобы полноценно участвовать в ЭДО, нужно получить усиленную квалифицированную подпись (КЭП) и оформить новый вид доверенности.
Как получить сертификат электронной подписи?
Для получения ЭП обратитесь в специальные организации – удостоверяющие центры (УЦ). Подать заявку можно как в отделении, так и онлайн. Многие УЦ предлагают выезд курьера на дом или в офис. Стоимость услуги не фиксирована и может варьироваться.
Что делает УЦ:
- удостоверяет личность обратившегося,
- изготавливает и выдает сертификат,
- управляет его жизненным циклом (от выпуска до аннулирования).
Выдавать сертификаты квалифицированной ЭП могут только удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи РФ. Сертификаты, выпущенные иными центрами до 1 января 2022, были действительны до 31 марта 2023 г.
ЭЦП для руководителей и ИП в 2023 году
Руководители предприятий и ИП подписывают документы усиленной КЭП.
Она создается с помощью специальных криптосредств, которые обеспечивают максимальную степень защиты, поэтому с юридической точки зрения равнозначна обычной, сделанной от руки.
Оформление возможно только при личном обращении в аккредитованный удостоверяющий центр. Там же можно приобрести токен – устройство, похожее на флешку, на которое записывается ключ и с которого невозможно скопировать или перенести информацию. Токен предназначен для использования на одном компьютере.
В личном кабинете вашего УЦ можно проверить срок действия КЭП и до его окончания продлить (перевыпустить) ее.
Машиночитаемая доверенность – определение и особенности
Человек как физлицо может использовать свою ЭП не только в рабочих, но и в личных целях. Чтобы подтвердить, что он действует по поручению юрлица, необходима МЧД.
Машиночитаемая доверенность – это цифровой аналог бумажной версии, которую руководитель компании заверяет своей КЭП. Оформляется не обязательно на сотрудника, а просто на человека, без уточнения его места работы.
КЭП с привязкой к юрлицу могут выпускаться и использоваться в течение переходного периода, с ограничением до 31 августа 2023 г.
Срок действия МЧД законодательно не лимитирован и указывается доверителем непосредственно в тексте по своему усмотрению. В любой момент она может быть отозвана (например, в случае увольнения работника или его перевода на другую должность). Форма заявления об отзыве установлена ФНС и реализована в системах бухучета и документооборота.
В МЧД может быть включено полномочие на передоверие. Последующие доверенности должны быть заверены нотариально (за исключением руководителей филиалов и представительств), а к подписанному документу прилагается вся цепочка доверенностей вплоть до корневой. Когда заканчивается срок действия последней, все последующие становятся также невалидны.
В отличие от скана PDF, машиночитаемая доверенность выпускается в специальном формате XML и имеет установленное содержание, благодаря чему информационные системы расшифровывают сведения автоматически и проверяют их достоверность.
Действует на всей территории РФ.
Сдача отчетности с помощью ЭЦП в налоговую в 2023 году
Существует 2 вида машиночитаемых доверенностей:
- B2B - для обмена документами между контрагентами
- B2G - для сдачи отчетности в регламентирующие инстанции.
Второй вариант принимают Федеральная налоговая служба и Социальный фонд России. Остальные ведомства к этому механизму еще не подключились. Если сотруднику требуются обе, то их придется оформить каждую по отдельности.
Для сдачи отчетов в налоговую через МЧД следует заранее отправить подписанный электронный документ на регистрацию в распределенном реестре ФНС. Это блокчейн-платформа, собирающая в единую базу все МЧД, с несколькими узлами операторов. Такая структура обеспечивает сохранность данных в случае выхода из строя одного из узлов, а за счет синхронизации по шифрованному каналу поддерживается безопасность и актуальность базы.
Фирма «1С» является одним из операторов реестра. Когда пользователь отправляет цифровую доверенность через 1С-Отчетность, ФНС получает уведомление о новой информации и начинает ее проверку и регистрацию.
Занесение в реестр происходит не мгновенно. Статус «Отправлена» должен смениться на «Зарегистрирована», и появится кнопка «Отозвать».
В сервисе 1С-Отчетность вы можете задать скрипт автоматической проверки полномочий МЧД или проверить их вручную, запомнить пароль на время сеанса и задать другие параметры. Если возникают проблемы (например, контрагент забыл прикрепить файл) и несоответствия (превышены полномочия), то программа выдаст окно с предупреждением и пояснениями о возможных причинах и подскажет дальнейшие действия.
Вам достаточно единожды пройти эти шаги и произвести дополнительные настройки, чтобы в дальнейшем всего за пару кликов сдавать налоговую отчетность и вести ЭДО с контрагентами.
Если вам требуется поддержка специалиста или остались вопросы, оставьте заявку в форме ниже.
Как 1C поможет с настройкой электронной подписи
Применение ЭП не только уменьшает расходы на печать и временные затраты на рутинные задачи, но становится обязательным условием для взаимодействия коммерческих организаций между собой и регулирующими органами. Для бизнеса это добавляет конкурентных преимуществ и заряжает дополнительным потенциалом развития.
Поможем разобраться в нюансах получения и продления разных видов цифровых подписей, освоить интернет-приложения 1cFresh с возможностью подключения 1С-Отчетности и настроить все параметры. Сервис уже включен в тарифы «Проф», «Спец» и «Корп», а ключ можно хранить в облаке.
Чтобы держать руку на пульсе, даже когда вы в отпуске или командировке, предлагаем попробовать облачные решения. Закажите целый месяц бесплатного тест-драйва здесь.
Автор: Сергей Степанов, менеджер по продажам.
Имеет сертификат «1С:Профессионал».
