- Электронный документооборот – что это такое?
- Какие документы можно передавать с помощью электронного документооборота
- Как загрузить документы из ЭДО в 1С
- Выгрузка УПД из ЭДО в формате xml
- Как выгрузить документы для налоговой
- Выгрузка УТП, если ЭДО не подключено
- Как загрузить доверенность контрагента в 1С-ЭДО
- Какой способ выгрузки и загрузки ЭД лучше выбрать
Электронный документооборот, который реализован с помощью сервиса 1С-ЭДО, заметно облегчает процесс обмена документами. Это надежней отправки по почте, поскольку нет риска их потери, а современные протоколы передачи данных обеспечивают защиту от несанкционированного доступа. Кроме того, переданные и подписанные по ЭДО документы обладают такой же юридической силой, как и при личном подписании, в отличие от сканированных вариантов. Кроме того, это и выгодно экономически – расходы на электронный оборот обычно меньше, чем оплата почтовых услуг или затраты на личные встречи подписантов.
Выделяют несколько разновидностей ЭДО:
- Внешний – с другими юрлицами и ИП;
- С госорганами – отчетность;
- Клиент-банк;
- Внутренний – между сотрудниками компании;
- Кадровый.
В этой статье мы будем рассматривать первые два из перечисленных видов – расскажем об их особенностях и том, как работать через ЭДО в 1С.
Электронный документооборот – что это такое?
Многие считают достаточным отправить на e-mail сканированную копию с подписью, однако это не имеет юридической силы – даже если в договоре обозначена такая возможность, при возникновении споров есть серьезные риски непризнания оформленных таким образом обязательств.
При электронном документообороте документ – это файл, который заверяется электронной подписью лица, имеющего такие полномочия (об ЭЦП мы уже рассказывали). Он передается в зашифрованном с помощью специальной криптографической программы виде по каналам, принадлежащим оператору (провайдеру) ЭДО. Распечатывать такой документ не обязательно, но возможно – при этом в нижней части каждого листа отображается информация о подписантах, дате и времени передачи и другие атрибуты.
Операторы ЭДО обладают технологиями, которые позволяют осуществлять безопасный обмен документами, проверять наличие у абонентов необходимым прав, выполнять другие действия. Их деятельность лицензируется ФНС – все операторы вносятся в соответствующий реестр.
Какие документы можно передавать с помощью электронного документооборота
Разделим их на 3 группы:
- Формализованные – налоговая служба утвердила форматы следующих видов документов.
Они оформляются в виде файла .xml, что и в каком поле должно указываться, строго регламентируется, вносить изменения нельзя.
- Полуформализованные – обязательной формы для них нет, но должны присутствовать определенные реквизиты (дата, номер, наименование или др.) В их число входят:
Договоры, дополнительные соглашения к ним, протоколы разногласий обычно высылаются в формате PDF/A-3.
- Неформализованные – могут быть в виде файлов с расширениями docx, xls, xlsx, pdf и другими. В их числе письма, коммерческие предложения, калькуляции и другие виды.
Как загрузить документы из ЭДО в 1С
Подключая сервис, необходимо выполнить его настройку – это можно сделать в разделе Администрирование – в Настройках программы, нажав Обмен электронными документами.
Непосредственно для отправки и получения в меню Главное следует найти Текущие дела ЭДО – и там Отправить и получить. Далее каждый полученный документ рассматривается и обрабатывается отдельно.
Выгрузка формализованных документов, в частности, УПД, имеет некоторые особенности, поэтому их рассмотрим отдельно.
Выгрузка УПД из ЭДО в формате xml
Если сервис подключен, сделать это достаточно просто – это справедливо и для других видов документов. Но предварительно нужно настроить обмен с конкретным контрагентом. А также сохранить новую версию УПД, если она еще не была направлена получателю. Если ЭДО с данным юрлицом не настроен, система выдаст окно, как на следующем рисунке – здесь необходимо будет установить соответствующие флажки и пройти регистрацию у оператора.
Для сохранения нажмите Выгрузить – и выберите подходящий вариант.
Далее нужно в Продажах перейти в Реализацию.
Там выбрать выгружаемый документ – и по кнопке Еще /ЭДО перейти в просмотр документа.
После чего нажать Сохранить (кнопка с дискетой).
Чтобы выгрузить электронный документ, нажмите нужную кнопку, выберите вариант «Документооборот целиком» - и укажите папку для сохранения.
Как выгрузить документы для налоговой
Такой вариант предлагается отдельно – для этого следует открыть документ через Текущие дела или Реализацию, а потом выбрать в выпадающем меню Выгрузить соответствующий пункт.
При этом поддерживаются форматы, которые утверждены Федеральной налоговой службой.
Выгружается архив zip, в нем содержатся данные, включая атрибуты документов: наименования и реквизиты предпринимателей и ИП, описания, подписи и др.
Выгрузка УТП, если ЭДО не подключено
Даже если вы обмениваетесь с контрагентом бумажными документами, можно выгрузить их через Реализацию товаров и услуг в xml-формате. Для этого войдите в соответствующий справочник в разделе Продажи, там по кнопке Еще перейдите в ЭДО и выберите Выгрузить документы в файл. Чтобы выделить все строки списка, можно нажать Ctrl+A, часть – отметить первую и на последней нажать мышкой с нажатым Shft.
Откроется окно Помощника, где надо подтвердить выполнение операции.
И выбрать папку для сохранения. Такие файлы не подойдут для отправки в ФНС или внешним получателям, поскольку отличаются от регламентированной формы, но могут использоваться внутри компании.
Как загрузить доверенность контрагента в 1С-ЭДО
Для подтверждения полномочий подписавшего документы лица в систему следует загрузить данные о его МЧД. Для этого необходимо запросить у контрагента номер его доверенности, а далее в разделе Текущие дела ЭДО зайти в Машиночитаемые доверенности, там – зайти на вкладку с данными по контрагентам. Далее нажать «Загрузить из реестра ФНС», указать данные – и подтвердить загрузку.
Если доверенность передали по почте, в мессенджере, на носителе или другим способом, воспользуйтесь кнопкой Загрузить из файла.
Какой способ выгрузки и загрузки ЭД лучше выбрать
Оптимальным будет подключить и использовать ЭДО – тогда документы выгружаются в формате, который принимается ФНС, а также может подписываться второй стороной, если речь о договорах или актах – они обладают полной юридической силой, как при собственноручном подписании.
Используя сервисы от компании 1С ЭДО, Подпись, Отчетность, вы можете заметно облегчить организацию документооборота, отправку документов контрагентам и в госструктуры. Это актуально и для коробочных версий программ, и для размещенных в облачных структурах – причем в последнем случае в платеж обычно уже включается определенный объем данных услуг. Кроме того, к базе в облаке можно получать доступ из любого места с выходом в интернет, а обновления устанавливаются без привлечения сотрудников клиента.
Если вам сложно разобраться с подключением, требуется помощь по вопросам, как загрузить ЭДО в 1С, организовать выгрузку, указать подписантов и т.д., наши сотрудники помогут разобраться и настроить работу в программе. Заполните форму на сайте, позвоните или свяжитесь с нами другим способом, чтобы получить поддержку.
Автор статьи: Владимир Санкин, менеджер по сопровождению.
