Стандартная ситуация: по итогам ежегодной инвентаризации дебиторский и кредиторской задолженности бизнес выявил, что один из контрагентов до сих пор не рассчитался за товар. При этом на официальное письмо контрагент ответил, что все расчеты были произведены в полной мере. В таком случае сверка расчетов – обязательна. Также ее можно провести добровольно, по инициативе одной из сторон договора.
Что такое акт сверки
Это документ, который стороны сделки составляют, чтобы убедиться в совпадении данных, имеющихся у них относительно кредиторки и дебиторки. При несовпадении акт позволит выявить точки расхождения.
Если говорить простыми словами, акт детализирует, сколько одна сторона поставила товара (выполнила работ или предоставила услуг), и сколько вторая сторона за это заплатила. Также – какая сумма осталась непогашенной. В акте подлежит фиксации весь объем операций, относительно которого он составляется, в частности: реквизиты первичных документов, счетов-фактур, суммы (с учетом и без учета добавленной стоимости), все платежи и их назначение.
Акт сверки – это критически важный документ для бухучета, поскольку:
-
Показывает расхождения, прежде чем они перерастут в досудебные претензии и судебные разбирательства.
-
Показывает реальный размер дебиторки и кредиторки на конкретную дату. Эта информация требуется, когда закрывается квартал (иной период), сменяется бухгалтер, ФНС проверяет бизнес.
-
Фиксирует признание обязательств стороной сделки. Подписание акта, в котором значится задолженность, «сбрасывает» течение сроков исковой давности, в связи с чем у кредитора появляется еще 3 года для взыскания.
Несмотря на отсутствие у акта статуса первички (т.е. он не является основанием для формирования проводок), он выступает важным доказательством во время судебных споров или проверочных мероприятий налоговой.
Акт сверки может быть составлен согласно унифицированной форме № ИНВ-17, или же можно взять ее за основу и разработать собственный бланк.
Подписанты акта сверки взаиморасчетов
Составляется акт, как правило, работниками бухгалтерской службы. Самозанятые и ИП, которые работают без персонала, составляют акты сами.
По умолчанию правом подписи владеет руководитель (или ИП). Оно может быть делегировано на основании доверенности, в которой прописано право признавать долги бизнеса. Важно: подписание акта сотрудником без доверенности означает отсутствие у документа юридической силы – если дойдет до судебных разбирательств, акт не будет принят судом как доказательная база.
Как составляется акт сверки (плюс универсальные шаблоны)
Актуальные программы учета позволяют сформировать акт в несколько кликов. Например, в 1С: Бухгалтерия 8.3 акт сверки находится по пути: журнал «Покупки – «Расчеты с контрагентами» – «Акты сверки расчетов или Продажи» – «Расчеты с контрагентами» – «Акты сверки расчетов».
Для формирования акта необходимо нажать на «Создать». Далее в поля документа вносятся его реквизиты:
-
«номер» – система присваивает его автоматически;
-
«от» – по умолчанию указана дата, когда составляете акт, но ее можно скорректировать;
-
«контрагент» – выберите партнера, с которым необходимо сделать сверку;
-
«в электронном виде» – активируйте опцию, если с контрагентом у вас настроено ЭДО;
-
«договор» – выберите договор, если делаете сверку по конкретной сделке (оставьте пустым, если проверка нужна по всем соглашениям с данным контрагентом);
-
«период» – укажите временные рамки для сверки.
Далее приступаем к заполнению табличной части. По нажатию «Добавить» указываются даты операций, документы (наименование плюс системная ссылка) и содержание операций. Также необходимо указать соответствующие суммы в полях «дебет» и «кредит» акта сверки. Под таблицей будет показано сальдо на начало и конец месяца. Данные могут быть внесены и системой – для этого вместо «Добавить» следует нажать «Заполнить» и при необходимости внести корректировки.
Такими способами акт заполняется по вашим данным. По данным контрагента он заполняется аналогично: по нажатию «Добавить» или «Заполнить».
В таблице «Участвуют в расчетах» будут указаны основные счета. Если данный перечень вас устраивает, оставьте галочки, которые активны по умолчанию. Если же нужно внести другие счета, кликните «Добавить», если исключить – уберите галочки с активных счетов.
Теперь акт сверки можно распечатать из 1С или направить контрагенту по ЭДО.
Ниже – пошаговая инструкция, как сделать акт сверки вручную, если не используете учетную программу.
Шаг 1: определение периода для сверки
Часто необходимость делать проверку вызвана отдельно взятым платежом, но для исключения рисков сверку обычно делают за месяц, квартал или за период действия договора.
Шаг 2: подготовка базы для сверки
Стандартный набор включает данные об операциях с контрагентом за выбранный период, включая обороты по дебету и кредиту, первичку, счета-фактуры.
Шаг 3: заполнение шапки акта
Укажите дату и номер акта, период сверки, полные наименования сторон и на основании чего действуют их представители (руководитель – устав, ИП – ОГРНИП, сотрудники – доверенность).
Шаг 4: оформление табличной части
Это основная часть акта, включающая два блока данных – ваш и второй стороны. Эти блоки подразделяются на три части, озаглавленные «Операции / документы», «Дебет» и «Кредит»: если делаете акт сверки впервые, может возникнуть вопрос – что это такое? Ничего сложного здесь нет: первый блок «Операции / документы» отражает реквизиты документов, на основании которых осуществлялись операции. Далее следует столбец «Дебет» – это то, что должны вы, «Кредит» – должны вам. При отсутствии спорных моментов, цифры в этих столбцах «отзеркаливаются». Например, если у вас учтено по платежному поручению 56 тыс. руб. поступлений (Кредит), у второй стороны эта сумма будет отражена как списание (Дебет).
Помимо перечисленных данных табличная часть в акте сверки включает сведения о начальном и конечном сальдо: вопрос «что это такое?» также возникнет, если делаете сверку в первый раз. Начальное сальдо – сумма, которая причиталась на начало периода сверки, т.е. стартовый остаток по взаимным расчетам на первую дату акта. Следовательно, конечное сальдо – сумма, которая должна остаться на конец периода сверки. Она получается после того, как к начальному сальдо прибавили все отгрузки (поступления) и вычли все оплаты за этот период.
Поле «конечное сальдо» или «сальдо на (конкретную) дату» – последнее в таблице. Далее подводится итог наличия или отсутствия непогашенных обязательств у одной стороны перед другой (в формате «по данным стороны 1 задолженность в пользу стороны 2 составляет…») и указываются реквизиты подписантов акта.
Ниже – образец акта сверки. Загрузите его, отредактируйте под ваши цели и запускайте в работу:
Шаг 5: направление акта
Просто «скинуть» акт через мессенджер или электронную почту – не лучшее решение. Правильный вариант – подготовить сопроводительное письмо к акту сверки и зарегистрировать его как исходящий в вашей службе делопроизводства. В таком случае, если дойдет до судебных разбирательств, у вас на руках будет подтверждение, что вы направили документ официально.
Письмо составляется в свободной форме с обязательным указанием:
-
кому оно адресовано;
-
что именно вы направляете (акт сверки);
-
за какой период проводится сверка;
-
причины, в связи с которой возникла необходимость сверки;
-
просьбы подписать акт и вернуть его в установленный срок (например, десять дней);
-
приложений (например, «акт сверки на 1 листе в 2-х экземплярах»).
Акт всегда составляется в двух экземплярах: один оставит себе контрагент, второй – направит вам после подписания.
Подготовили образец сопроводительного письма:
Также подготовили образец запроса акта сверки у контрагента:
Шаг 6: сверка данных
Если контрагент не согласен с актом сверки, он вправе направить вам свою версию акта или протокол разногласий (образец приведен ниже). В таком случае обсудите порядок устранения расхождений и договоритесь внести изменения в данные учета. Далее следует повторное составление акта (в редакции, которая удовлетворяет обе стороны) и его подписание. Аналогичный порядок применяется, если с цифрами не согласны вы: составляйте протокол разногласий и делайте сверку.
Шаг 7: претензии и судебные споры
К этим мерам следует прибегать, если контрагент не реагирует на получение акта или настаивает на своей правоте, отказываясь подписывать сверку. Прежде чем запускать претензионную работу, можно направить письмо с требованием дать объяснение причин отказа подписывать акт. Если это не принесло результата, направляйте досудебную претензию. Если и эта мера оказалась бесполезной, рассмотрение спора следует перенести в стены суда.
Резюмируя
Акт сверки составляется, если у сторон договора имеются разногласия относительно взаиморасчетов. Этот документ призван выявить спорные моменты и урегулировать их до обмена претензиями и обращения в суд.
Сверка в обязательном порядке проводится раз в год в рамках инвентаризации перед составлением бухгалтерской отчетности, но ее можно провести и в любое другое время.
Подписание акта контрагентом означает признание обязательств. Кроме того, это обнуляет срок исковой давности.
Читайте также
Получи демо-доступ прямо сейчас
Оставить заявку