Доходы физлиц, начисление НДФЛ, налоговые вычеты учитываются в специальном налоговом регистре. Каждая компания должна завести свою форму учета, ведь единого утвержденного документа нет.
Правильное ведение регистра помогает составлять отчетность по НДФЛ без ошибок. В помощь бухгалтерам существует 1С:Зарплата и управление кадрами, где можно проводить все начисления и налоговый учет в соответствии с требованиями закона.
Как составляется регистр налогового учета посредством функционала 1С, рассмотрим ниже.
Основные правила
С 2011 года Налоговый Кодекс РФ обязывает компании, являющиеся налоговыми агентами, вести весь учет, связанный с доходами физлиц в одном регистре.
Компания самостоятельно решает, каков будет порядок отражения данных, какую форму разработать для документа.
Данные, которые обязательно должны быть регистре:
- информация, которая позволит определять налогоплательщика;
- статус налогоплательщика;
- все виды доходов физлиц;
- налоговые вычеты;
- расходы по налоговой базе;
- даты выплат доходов;
- даты передачи налога в бюджет по платежным документам с сохранением реквизитов.
Если компания не ведет необходимый регистр, не разработала форму, то ФНС может наложить штраф за такое нарушение, согласно статье 120 НК РФ. Суммы штрафов следующие:
- 10 000 рублей – за год отсутствия документации и не ведение учета;
- 30 000 рублей – если период нарушения больше года.
Административная ответственность предусмотрена для должностных лиц, а размер штрафа 300-500 рублей.
Как составить регистр по НДФЛ в 1С
Приведем пример составления налогового регистра по налогу на доходы физлиц в 1С:ЗУП 8.3.
Пример
В компанию «Стиль» приняли нового сотрудника – Абрамову Е. С., назначив оклад в 60 000 рублей. Дата зачисления в штат 1 февраля 2023 года. Она составила заявление о налоговом вычете на сумму 1400 рублей. Справка о доходах за предыдущий месяц предоставлена. Доход составлял 50 000 рублей.
В марте Абрамова Е.С. написала заявление о вычете за обучение. Из налоговой № 28 по Москве пришло уведомление от 2 марта с подтверждением вычета на 20 000 рублей.
В апреле Абрамовой Е.С. выплатили премию – 5 млн рублей. 13 апреля Абрамова Е.С. подала заявление об увольнении.
Как составить регистр для данного примера в 1С:ЗУП?
Необходимо зайти в «Налоги и взносы», далее «Отчеты» - «Регистр».
Отчет формируется за определенный период для всех работников или для определенного списка. По умолчанию выбранный период – текущий год, но можно настроить и другой срок.
При необходимости формирования отчета по одному работнику (как в примере), выставляется флажок, выбирается ФИО из списка.
Далее требуется указать организацию – поставить галочку около наименования в списке-справочнике организаций. Этот флажок не выставляется, если формируется отчет просто по физическому лицу, не являющемуся работником компании. В программе есть отдельный список физлиц.
Чтобы выбрать необходимые параметры, определиться с текущими настройками регистра, открывается раздел «Настройки». Здесь можно выбрать режим вида:
- Простой (задан изначально) сформирован по текущим параметрам, они сохраняются автоматически и можно менять только их.
- Расширенный позволит изменить саму структуру документа, который необходимо сохранять в качестве нового, также его можно сделать на основе текущего, но перезаписать.
Расширенный вид дает возможность вносить новые параметры, подбирать условия, сравнения и пр.
Завершив работу с настройками, не забудьте нажать «Закрыть и сформировать».
6 разделов регистра в 1С
Форма отчета в 1С соответствует законодательству (статье 230 НК РФ), и содержит 6 разделов сведений.
Раздел 1 – это полная карточка организации – налоговом агенте.
Раздел 2 – карточка налогоплательщика с таблицей для указания статуса налогоплательщика. Здесь прописываются коды, используемые в справке о доходах. Единица обозначает резидента РФ, двойка – не резидента и пр.
Раздел 3 – информация о налоговых вычетах, которые положены физическому лицу. Для каждого работника есть данная информация в разделе «Кадры» - «Сотрудники» - «Налог на доходы».
Раздел 4 - прописывается отдельно по кодам ОКТМО/КПП, это НДФЛ и расчет базы. Данных разделов может быть несколько в одном отчетном периоде, если работник был задействован не только в одном подразделении.
Подразделы расчета НДФЛ:
- по коду ОКТМО/КПП (это расчет налога с обычной ставкой 13% и при превышении 5 млн рублей доходов – 15%, по каждому месяцу прописываются коды, суммы всего дохода, облагаемой налогом части, базовой части и исчисленного налога, + таблица налоговых вычетов);
- по ставке 30% (данной ставкой облагаются доходы нерезидентов РФ, в подразделе прописываются даты начисления, выплаты, получения денежных средств и суммы до и после начисления налога);
- с дивидендов и других ставок (в подразделе прописываются доходы с дивидендов, даты их начисления, получения и т. д., ставки налога стандартные – 13% и 15%, если доход выше 5 млн рублей);
- зачтено авансовых платежей (здесь прописываются все авансы, выданные работникам, которые не являются гражданами РФ, для всех категорий сотрудников авансы расписываются в этом подразделе).
В каждой колонке по налогу пишется сумма по месяцам. Дата каждой операции проставляется в своей колонке по каждому действию с налогом: начисление, возврат, взыскание и т. п. В отдельном столбце проставляется крайняя дата, когда налог должен быть перечислен.
Раздел 5 – все налоговые вычеты, которые получил сотрудник за весь налоговый период.
Раздел 6 – обобщающий раздел, где прописываются суммы доходов и налогов по итогам отчетного периода. В разделах 5 и 6 все суммы идут в соответствии с кодами ОКТМО/КПП.
Автор статьи: Ирина Нефёдова, менеджер по сопровождению
