01.03.2026 года завершился очередной этап цифровизации в области транспортных перевозок – регистрация экспедиторов на платформе «ГосЛог» теперь является непременным условием работы. Следующий этап, когда электронные транспортные накладные (ЭТрН) станут обязательными, стартует уже через считанные месяцы – 01.09.2026. Как подготовиться и как настроить свою 1С:Бухгалтерия 8.3 к работе по обновленным правилам – разбираем.
Что такое ЭТрН
Это цифровой аналог бумажной версии документа. Оформляется через систему ЭДО, подписывается усиленной электронной подписью. Формат электронной транспортной накладной приведен в приказе ФНС № ЕД-7-26/1065@.
В настоящее время за использование бумажной ТрН еще не штрафуют, но подготовку к работе по новым правилам стоит начать уже сейчас – когда ЭТрН станет обязательной (с 01.09.2026), вы будете во всеоружии. Следует отметить, что после указанной даты в исключительных ситуациях допустимо будет использование накладной на бумаге – перечень таких ситуаций определит Минтранс. Проект соответствующего приказа уже разработан и проходит этап публичных обсуждений.
Первый шаг на пути к внедрению обновленной схемы работы – обозначить, кто из ваших сотрудников оформляет транспортные документы (логисты, водители, бухгалтеры). Этим работникам необходимо сделать КЭП и машиночитаемую доверенность (МЧД). Руководителю потребуется КЭП юрлица (или ИП).
Далее необходимо подключиться к ГИС ЭПД. Это делается не напрямую, а путем заключения договора с оператором, который будет направлять ваши данные в систему.
Также важно заранее подготовить техническую базу для водителей. Потребуется смартфон или планшетный ПК с доступом к интернету – после считывания данных с экрана терминалом ГИБДД на дисплей инспектора выводится транспортная документация.
В процессе подготовки один из самых важных этапов – обеспечить готовность вашей 1С для работы с ЭТрН. Ниже рассмотрим, как сделать это пошагово.
Настройка 1С для работы с электронными транспортными накладными
В первую очередь проверьте, что используете версию ПО, которая уже поддерживает ЭТрН. Сегодня поддержка реализована почти во всех основных конфигурациях (подробности – на сайте 1С).
Все операторы ИС ЭПД предоставляют готовые модули обмена для 1С: Проверить, активирован ли сервис 1С-ЕПД, можно в разделе «Администрирование – Настройки ЭДО». Если используете нестандартную или старую версию ПО, необходимо будет доработать модуль обмена – напомним, что у вас еще есть время до сентября.
Оформление электронной ТрН в 1С
Для этого в документе учетной системы «Реализация (акт, накладная, УПД)» нажмите на «ЭДО» и в выпадающем меню выберите «Создать электронную транспортную накладную». Программа сама подтягивает реквизиты отправителя и получателя груза, но рекомендуется проверить корректность данных самостоятельно.
Далее нажмите «Подписать КЭП» и выберите сертификат. После подписания ЭТрН кликните «Отправить в ГИС ЭПД».
В процессе ожидания подписи второй стороны у документа будет статус «В пути». После его изменения на «Доставлена» система автоматически сформирует универсальный передаточный документ с номером вашей ЭТрН.
Как видим, процедура, на которую при оформлении на бумаге ушло бы несколько часов, в 1С займет у вас 2-3 минуты.
Что еще следует учесть при переходе на электронные транспортные накладные
ЭТрН состоит из нескольких титулов, которые подписываются конкретными лицами, участвующими в перевозке:
Поскольку Т2 и Т4 могут подписываться как логистом, так и диспетчером, оформлять водителю КЭП не обязательно. Оптимальным вариантом будет настроить процесс так, чтобы указанные титулы подписывал диспетчер удаленно: водитель сообщает диспетчеру о завершении погрузки, а тот подписывает документ своей КЭП и МЧД.
Штрафы за отсутствие ЭТрН
После 01.09.2026 выход в рейс с бумажной ТрН будет приравниваться к отсутствию документа. При этом инспекторы ГИБДД вправе снять водителя с рейса, если остановят его для проверки документов.
За отсутствие регистрации в «ГосЛог», а также за нарушения, связанные с оформлением ЭТрН, статья 11.14.3 КоАП РФ предусматривает штрафы для ИП и должностных лиц – 25-50 тыс. руб., для юрлиц – 100-300 тыс. руб. Повторный проступок обернется штрафом до одного миллиона.
Резюмируя
С сентября 2026 использование электронных транспортных накладных станет обязательным условием работы. Чтобы внедрение данного механизма прошло для вашего бизнеса без проблем и штрафов, начните подготовку уже сегодня. Убедитесь, что используете 1С актуальной версии. Подключите, если еще не сделали этого, сервис 1С-ЭПД. Сделайте КЭП для руководителя и сотрудников, задействованных в перевозках, а также МЧД. Зарегистрируйтесь в «ГосЛог» – если только начали работать (уже существующий бизнес должен был сделать это до 01.03.2026). И, наконец, запустите хотя бы один, но лучше – несколько тестовых рейсов с реальным контрагентом: создайте ЭТрН в 1С, подпишите титулы по удаленной схеме с диспетчером, отправьте данные в ГИС ЭПД.
Читайте также
Получи демо-доступ прямо сейчас
Оставить заявку