Сервис 1С:Распознавание документов — новый шаг к цифровому офису

В современном мире, где скорость и эффективность обработки информации играют ключевую роль в успехе бизнеса, технологии по распознаванию документов становятся важным инструментом для оптимизации офисных процессов.

В этой статье говорим про сервис 1С:Распознавание документов — высокотехнологичное решение и полезный инструмент для автоматического ввода и оцифровки бумаг широкого перечня.

При подключении к сервису в персональных версиях программ 1С:УНФ и 1С:Розница, идентификация текста происходит по скану или по фотографии, сделанной на смартфон. Быстро и без путаниц!

А ведь ошибки и неточности могут привести к тому, что появятся расхождения в данных учёта клиента/поставщика, которые заметит ФНС. Придется исправляться и тратить кучу времени на корректировку отчетности.

• Как работает сервис?
• Старт работы
• Условия пользования
• Распознавание документов в 1С:Бухгалтерия: основные возможности
• Кому полезен сервис
• Инструкция по подключению
• Заключение

Как работает сервис?

Учетная система разработана для автоматического извлечения данных из различных типов деловых бумаг, таких как счета-фактуры, накладные, акты, УПД, договора и другие.

Используются технологии оптического распознавания символов (OCR) и машинного обучения, что позволяет сервису эффективно обрабатывать как печатные, так и рукописные тексты.

Старт работы

Потребуется:

• Стабильный доступ к сети Интернет.
• Быть пользователем 1C.
• Регистрация на портале ИТС (информационно-технологическое сопровождение).

Условия пользования

Важно оформить подписку на 1С:ИТС! Тестовый доступ предоставляется бесплатно 1 раз на 250 страниц. Дальнейшая стоимость рассчитывается в зависимости от приобретенного пакета (100, 500, 1000, 10000 страниц). Чем меньше их количество, тем выше цена.

Для справки: 1C ИТС договор — это сопровождение от официального партнера фирмы. Только с договором поддержки пользователь может легально и регулярно обновлять любые версии программ, а также пользоваться консультациями специалистов 1С (на тарифе ПРОФ эта опция не ограничена).

Распознавание документов в 1С:Бухгалтерия: основные возможности

Сервис РПД по умолчанию доступен всем пользователям 1С:Бухгалтерия 8.3 объёмом 30 документов на год (дополнительный объём с доплатой по тарифу). Перечислим главные возможности сервиса:

• Автоматическое извлечение данных: сервис может считывать и извлекать ключевую информацию официальных бумаг, такую как дата, сумма, наименование товаров и услуг, а также определять подрядчика/ продавца, что значительно упрощает работу с бухгалтерией и документооборотом.

Внимание! При отсутствии компании в базе, предлагается создать карточку партнера. Заполнить реквизиты можно с помощью сервиса 1С:Контрагент, если он подключен.

• Сопоставление информации: предположим, что названия товара поставщика и покупателя отличаются. Что делает программа? Она запоминает правильный ручной выбор, чтобы в следующий раз выбрать именно этот вариант. Если же «видит» что-то незнакомое, предлагает создать новую номенклатуру.
• Объединение логически связанных друг с другом протоколов в комплекты: в случае если, какая то их часть уже есть в базе 1С, то будут созданы все недостающие, а к имеющимся прикреплены сканы.
• Поддержка множества форматов: PDF, изображения TIFF, MS Word, MS Excel, OpenDocument, архивация файлов в форматах ZIP, RAR, что позволяет работать с одно- и многостраничными документами из различных источников (электронная почта, сканеры, мобильные устройства).
• Интеграция с другими системами: приложение легко интегрируется с другими продуктами 1С, такими как 1С:Бухгалтерия или 1С:Управление торговлей.
• Обучение на собственных данных: сервис может адаптироваться к специфике конкретного бизнеса, обучаясь на его специфичных документах для повышения точности интеллектуального анализа.

Что еще умеет сервис:

• Контроль качества: возможность ручной проверки корректности данных позволяет минимизировать ошибки.
• Регулирование числовых соотношений: при несовпадении данных (например, при неправильно указанной стоимости товара), сумма подсвечивается красным цветом. Сделав два клика на значение, можно скорректировать вычисления.

Пользовательский интерфейс системы интуитивно-понятный и позволяет быстро обучить каждого сотрудника независимо от его технической подготовки.

Обратите внимание! 1С версия 8.3 отличается высоким уровнем безопасности персональных данных. Все они хранятся в защищенном виде, а несанкционированный доступ можно ограничить при помощи специального механизма платформы.

Кому полезен сервис

Распознавание первичных документов в 1С:РПД будет особенно полезно в следующих случаях:

• Большой объем документооборота: если компания обрабатывает большое количество входящих записей, но при этом директор не хочет загружать лишней работой свой штат или брать на работу специально обученного менеджера, новый сервис поможет сократить время на ввод документации. Отправить скан на распознавание дело 2-3-х минут!
• Необходимость в быстром доступе к данным: позволяет мгновенно извлекать необходимую информацию, что ускоряет принятие решений.
• Упрощение работы с архивами: можно быстро оцифровать старые бумажные носители и сделать их доступными для поиска и анализа.
• Снижение трудозатрат: автоматизация рутинных задач позволяет освободить сотрудников для более важных задач.
• Экономия времени на получения доков по доставке: не нужно ждать бумажных копий от курьера, оперативная информация по запросу скана или фотографии, сразу же отображается в отчете. Это очень удобно!
• Быстрый ввод чеков: код с чека сопоставляется с информацией Федерального органа исполнительной власти, после чего его можно загрузить в «Путевой лист», «Авансовый отчет» или в «Расходы предпринимателя» для переноса в программу автоматическим способом. Бизнес и клиенты только выиграют!

В подключении могут быть заинтересованы:

• бухгалтеры;
• закупщики и снабженцы;
• небольшие филиалы, где часть сотрудников работают удаленно;
• предприятия, у которых нет финансовых возможностей организовать отдельную должность для человека, работающего с «первичкой».

Инструкция по подключению

Шаг 1: Установка

Скачайте «1С:Сканер документов». Он доступен в магазинах приложений (например, Google Play или App Store). Теперь нужный файл/фотографию можно отправлять на распознавание (передача обработанной готовой информации в базу 1C осуществляется без вашего участия).

Шаг 2: Подключение

Зайдите в раздел «Настройки» (программы «Розница» и «Управление нашей фирмой»), далее — в «Интеграции», затем в «Распознавание документов».

Важно! В настройках должна стоять галочка в строке «Использовать распознавание документов».

В «Продажи» и «Закупки» загрузить документы из сканов/фото.

Перейдите в список задач программы. Обратите внимание на левый верхний угол, где отобразится актуальный статус подключения.

Нажмите на «Подключить сервис», далее, «Начать использовать» и осуществите вход в свой аккаунт 1С:ИТС.

Поздравляем, Вы успешно подключились к сервису!

Шаг 3: Работа с документами

Загрузка: можно загрузить входящую/исходящую документацию.

Идентификация: при «диагностировании» входящего счета на оплату в базе создается «Счет на оплату (полученный)». Если это УПД, ТОРГ-12, Акт об оказании услуг, то «Приходная накладная». «Счет-фактура (полученный)» формируется в результате распознавания доков переданных покупателю. Скан прикрепляется автоматически. Если файл исходящий, то создается база с информацией, далее, документы передаются на подпись другой стороне обмена и возвращаются к отправителю. Тот сканирует их и отправляет на распознавание. Файл-изображение исходящего УПД/ТОРГ-12 крепится к «Расходной накладной», копия счета на оплату — к «Счет на оплату».

Обработка и проверка данных: проверьте сведения на предмет ошибок и при необходимости внесите коррективы.

Заключение

Использование 1С:Распознавание документов может стать весомым инструментом для развития вашего бизнеса. Сервис не только ускоряет и повышает эффективность работы специалистов 1С, но и способствует снижению затрат и увеличению выручки.

Инвестируя в автоматизацию процессов, вы создаете основу для устойчивого роста и успешного развития своей компании.

---

Читайте также